Co się w firmie nadaje na e-Katalogi, czyli automatyzacja w Dziale Zakupów

E-katalog – kluczowe pytania przed wdrożeniem rozwiązania

W firmach ze względu na niski priorytet niezagospodarowane pozostają zakupy in-direct (tzw. okołoprodukcyjne, ogólne), które nie są wywoływane z BOM. To te zakupy pochłaniają najwięcej czasu w organizacji, czasu potrzebnego na załatwienie sprawy, zdobycie “podpisów” i złożenie zamówienia. Są firmy, w których procesy te nie zajmują zbyt duża czasu, jednak gdy skala firmy zaczyna rosnąć prędzej czy później kończy się to aferą korupcyjną.

Aby uporządkować powyższe wywody poniżej lista pytań, które należy sobie zadać, aby być bliżej prawdy co nadaje się na e-Katalog:

  • Czy Twoje produkty/usługi są powtarzalne?
  • Czy Twoje produkty/usługi są kwantyfikowane?
  • Czy nie ma ich na BOM?
  • Czy Twoi dostawcy posiadają już e-Katalogi własne?
  • Czy istnieje duża liczba zamówień od jednego dostawcy?
  • Czy występują usługi jak praca tymczasowa, konsulting, marketing i wydatki?

Im więcej odpowiedzi twierdzących tym większy potencjał na e-Katalog w twojej firmie.

Czym jest e-Katalog?

e-Katalog to nic innego jak wewnętrzny sklep, jak Allegro, Amazon. Różnica jest tylko taka, że Ty osobiście jako Klient wewnętrzny za nic nie płacisz, ktoś inny decyduje jaki asortyment lub zakres usług jest w e-Sklepie, kto to dostarcza i po jakiej cenie. Poza tym, gdy chcesz zatwierdzić koszyk system sprawdza, czy masz na to budżet, a jeżeli nie to kto powinien się na ten zakup zgodzić w Twojej firmie. Na koniec automat lub dysponent wyśle zamówienie do dostawcy, gdy spełnione były wszystkie warunki transparentnych i dobrych zakupów.

Istnieją 3 dziedziny w których katalogi elektroniczne wykorzystywane są najczęściej. Są to:

  • materiały biurowe,
  • sprzęt elektroniczny,
  • narzędzia.

Poza tym e-Katalogi warto również wykorzystać przy następujących dziedzinach:

  • opakowania,
  • książki,
  • publikacje,
  • dokumentacja,
  • sprzęt laboratoryjny,
  • urządzenia ochronne,
  • urządzenia,
  • chemia,
  • marketing i biznes,
  • catering,
  • drobne usługi remontowe.

e-Katalogi mogą być również pomocne przy świadczeniu różnego rodzaju usług, co może pośrednio zaoszczędzić 80% czasu który tracisz na codzienne czynności.

Poniżej zamieszczamy dziedziny przy których elektroniczne katalogowanie także powinno być rozważone:

  • praca tymczasowa,
  • prace porządkowe,
  • consulting,
  • druk,
  • usługi marketingowe.

Można więc powiedzieć, że e-Katalog to swoista baza wiedzy. Zalecamy przeprowadzenie analizy w Twojej firmie co się nadaje na e-Katalog oraz jakie ma wolumen i powtarzalność.

Zakupy mało powtarzalne nie wędrują do e-Katalogu, ale za każdym razem użytkownik wewnętrzny zgłasza ręcznie zapotrzebowanie na jednorazowe.

Role w procesie

Wracając dla ról pełnionych w procesie zakupu pamiętaj, że prawa ścieżka na  rysunku (proces zakupowy) przedstawia rolę jaką pełni dysponent, a lewa to zadania, które powinny być realizowane przez kupca. Szczegółowy podział zadań kupca i dysponenta oraz znaczenie tego podziału na efektywność procesów zakupowych został omówiony w artykule Podział zadań na kupca i dysponenta.

 



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU