Dobra specyfikacja zapotrzebowań kluczem do sukcesu działu zakupów

Dyrektor na Europę wschodnią potrzebuje samochodu.

Mam 300 000 zł. i potrzebuję nowego, szybkiego, oszczędnego, komfortowego i bezpiecznego samochodu. To cechy specyfikacji u osób, które znają swoją potrzebę ale nie wiedzą jeszcze, jakie dane techniczne powinien posiadać produkt który ją spełni. Czy dział zakupów na tej podstawie może dokonać zakupu?

Co znaczy „szybkiego”? Co znaczy „oszczędnego”? Co znaczy „komfortowego”?

Istotnym elementem w tworzeniu specyfikacji jest dokładne określenie potrzeb klienta wewnętrznego (w przypadku działu zakupów są to pozostałe działy firmy zgłaszające zapotrzebowania). Warto dokonać analizy u klienta wewnętrznego, tj. poznać sposób przeznaczenia towaru, wielkość zapotrzebowania, pozostałe czynniki (pozacenowe) mające wpływ na zakup, dodatkowe wymagania działu, bez których nie można porównać ofert ani złożyć zamówienia (np. dołączenie karty katalogowej dobra użytkowego).

Odpowiedni opis poszukiwanego zapotrzebowania sprawia, że dostawcy lub wykonawcy mają możliwość złożenia oferty na to, czego poszukujemy. Niepoprawna specyfikacja (zbyt mało precyzyjna), sprawia że jakość ofert, które otrzymujemy jest niezadowalająca.

W przypadku niedokładnej specyfikacji, możemy mieć trudność w dokonaniu oceny ofert, gdyż każda z nich może dotyczyć innego produktu. Wszelkie nieścisłości oraz braki w specyfikacji technicznej przedmiotu zamówienia, można uzupełnić poprzez dokładne rozpoznanie potrzeby klienta wewnętrznego.

Samochód dla dyrektora powinien być pojazdem reprezentacyjnym, więc interesujące nas segmenty rynku to limuzyny i SUV-y. Samochód będzie użytkował dyrektor preferujący limuzyny więc takiego samochodu poszukujemy. Jednym z zadań dyrektora jest inspekcja placówek firmy rozsianych w krajach Europy wschodniej, więc samochód będzie często używany na długich trasach. W takim wypadku preferowanym silnikiem będzie mocny diesel. Z racji długich podróży, warto aby samochód był wyposażony w aktywny tempomat w celu udogodnienia długich podróży. Klimatyzacja automatyczna, poduszki powietrzne, systemy bezpieczeństwa to powinien być standard.

Prawda, że brzmi lepiej? Jednak w dalszym ciągu specyfikacja nie jest optymalna.

Przy braku podziału wewnątrz firmy na kupca i dysponenta, trudnością może być przygotowanie wyczerpującej specyfikacji, gdyż na to zadanie często brakuje czasu. Kupiec jest odpowiedzialny za wprowadzanie optymalnych finansowo i procesowo rozwiązań dla firmy w dłuższym okresie, a dysponent za zagwarantowanie kompletnej dostawy na czas, często niezależnie od kosztów. W przypadku pełnienia podwójnej roli (kupca i dysponenta), rola dysponenta (dostarczyć na czas) jest ważniejsza od roli kupca (dostarczyć w optymalnej cenie).

W przypadku braku specyfikacji technicznej istotną rolę odgrywa komunikacja. W pracy działu zakupów istotna jest komunikacja wewnętrzna (z pozostałymi działami zgłaszającymi zapotrzebowanie) oraz komunikacja zewnętrzna z dostawcami (m.in. opisanie potrzeby klienta wewnętrznego i opublikowanie jej w specyfikacji). Poznanie potrzeby klienta wewnętrznego umożliwia przedstawicielom działów zakupów wybranie rozwiązania optymalnego z uwzględnieniem wymagań jakościowych oraz kosztów.

Zbigniew Nęcki [Nęcki, 35] podaje, że komunikowanie to „intencjonalna wymiana werbalnych i niewerbalnych znaków (symboli), podejmowana dla poprawy współdziałania lub podzielenia znaczeń między partnerami”. Komunikowanie jest procesem porozumiewania się, któremu towarzyszy wymiana myśli, poglądów, a także dzielenie się wiedzą i informacjami.

W procesie komunikowania wykorzystuje się znaki, kody, sygnały i symbole. Natomiast do przekazywania informacji służy język. Ze względu na symboliczny charakter języka, jego wieloznaczność, istnieje ryzyko wystąpienia nieporozumień w procesie komunikowania się (tzw. szumy). W pracy działu zakupów bardzo ważne jest budowanie zrozumiałych i czytelnych komunikatów oraz minimalizowanie wystąpienia ryzyka nieporozumień, tzw. szumów. Zadawanie pytań klientowi wewnętrznemu umożliwia zdobycie większej ilości informacji odnośnie poszukiwanego produktu lub usługi. Jest to możliwe nawet w przypadku braku wiedzy technicznej.

Opisanie przeznaczenia produktu oraz uwzględnienie jego najważniejszych cech pomaga dostawcy w jak najlepszym dobraniu oferty do potrzeb zamawiającego. Natomiast utrzymywanie relacji z dostawcą, także odpowiadanie na pytania po opublikowaniu specyfikacji, daje możliwość jej doprecyzowania oraz szansę na uzupełnienie braków w specyfikacji. Jest to przydatne w przyszłych negocjacjach.

Komunikowanie nabiera nowego znaczenia w dobie popularyzacji smartfonów, tabletów oraz Internetu. Technika telekomunikacyjna umożliwia utrzymywanie stałego kontaktu z klientem wewnętrznym bądź dostawcą nawet w przypadku przebywania w odległych lokalizacjach. Dlatego czas poświęcony na budowanie specyfikacji poprzez kontakt z klientem wewnętrznym, a także dostawcami, zwiększa szansę na zdobycie najbardziej dopasowanych do potrzeb ofert oraz oszczędzenie czasu podczas oceny dostawców przez zamawiającego.

Po rozeznaniu rynku i kontaktach z dostawcami wiemy, że budżet jest wystarczający na samochód wyższej klasy średniej. Dowiedzieliśmy się, że obecnie nowoczesne diesle spełniają normy emisji spalin EURO 6 i w trasie palą poniżej 5 litrów/100 km. W samochodach wyższej klasy średniej funkcjonują dodatki typu kamery parkowania, kamery na podczerwień, oraz systemy utrzymania pasa ruchu. Samochody te przyspieszają do 100km/h w granicach 8 sekund, posiadają moc silników w okolicach 190-210 KM, automatyczne światła, wielofunkcyjne fotele, aktywne zawieszenie i wiele innych udogodnień.

Majać takie dane można przeprowadzić świadome negocjacje z dostawcami.

 

Gabriela Smolarz, Artur Janecki

hand-853188

 



O autorze

OPEN NEXUS

Wpis pochodzi z archiwum Opennexus lub dotyczy informacji ogólnych.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU