Jak wybrać system ERP do organizacji i dlaczego większość robi to inaczej?

Od słowa do słowa – jak wybrać system ERP?

Miałem ostatnio ciekawą dyskusję z jednym z dyrektorów IT dużej firmy produkcyjnej, który był w trakcie wybierania systemu ERP do swojej organizacji i poprosił o pomoc. Do tej pory tylko raz uczestniczyłem w wyborze systemu ERP dla dużej organizacji, jednak przez to, że zarządzam spółką IT postanowiłem mu pomóc.

Zrobiliśmy burzę mózgów zadając wiele ważnych pytań na które staraliśmy się zdobyć odpowiedzi. Może jednak zacznę od początku :-)

Jak to się robi standardowo i dlaczego to złe podejście?

Gdy wybieramy system ERP dla organizacji to pytamy działy o funkcjonalności, niekiedy mapujemy procesy (są to jednak bardziej szkice niż przemyślane działania). Nagle okazuje się, że jest tego ogrom, a projekt staje się ciężki i pracochłonny. Popełniamy dwa podstawowe błędy, dlatego stosuj dwie poniższe zasady, aby ich uniknąć:

1. Stosuj w życiu prywatnym i zawodowym analizę ABC.

2. Myśl procesowo, a nie funkcjonalnie.

Wybierając system powinniśmy skupić się na 20% procesach, które generują 80% wartości. To jest tzw. core business, czyli główna domena dla której firma istnieje.  Zmapuj szczegółowo te 20% procesów, które tworzą przewagę Twojej firmy. Jak już je masz to zapomnij o liście 1000-ca lub więcej funkcjonalności, które stworzyłeś. Pamiętaj, że funkcjonalności to nie proces! Najczęściej bowiem wysyłamy plik XLS do dostawców ERP, aby zaznaczyli: mam, nie mam, mogę wykonać. Oczywiście rozmawiamy z tymi, którzy odpowiedzieli najwięcej razy “mam”. Nic bardziej mylnego. 

Gdy już masz te 20% procesów to wyślij RFP. Nie narzucaj, po prostu zapytaj rynek. Zastanów się co dla Ciebie jest ważne w przypadku wyboru tego, a nie innego systemu ERP? Zapytaj też o to co dla Ciebie ważne, zobacz czy ten ERP to ma. Poproś o przesłanie prezentacji procesowej tych 20% funkcjonalności (i niczego innego!). Jeżeli nie masz platformy zakupowej wyślij RFP poprzez e-mail.

Proszę o propozycję – chcę poznać opcje

Zaproś najlepszych na rozmowy “przy stole”, niech zaprezentują proces. Oceńcie wszystkie prezentacje pod kątem waszych kluczowych procesów. Jeżeli ustaliliście kryteria oceny to wyślij je do wszystkich zaproszonych, aby wiedzieli co jest dla Was ważne. Wybierzcie rozwiązanie, które spełnia wasze oczekiwanie w największym stopniu, takie w którym proces będzie przebiegał łatwo i przyjemnie, a budżet będzie do zaakceptowania. Jeżeli macie kilka porównywalnych rozwiązań to bardzo fajnie, gdyż uda się wynegocjować dobrą cenę. Będzie to klucz do sukcesu. Pamiętaj, aby wystrzegać się pytania o inne funkcjonalności! Jeżeli to zrobisz, porażka murowana.

Gdy już masz swój wymarzony proces zacznij go planować i wdrażać. Jeżeli już to zrobiłeś to 80% sukcesu!

A co z 80% procesami, które generują 20% wartości? Większość z nich powinna być oparta na standardach. Dlaczego? Nie jest to core business Twojej firmy i tworzenie w tych obszarach dedykowanych rozwiązań doprowadzi do podniesienia kosztów wdrożenia, wdrożeniu czegoś co nie sprawdzi się w praktyce lub będzie trudne w rozwijaniu. Tu trzeba zaufać dostawcy, obecnie dość popularne są usługi w modelu SaaS, które można połączyć z system ERP.

Oczywiście jeżeli dostawca ERP ma dane funkcjonalności można rozszerzyć wdrożenie, nie powinno się jednak Klientom biznesowym narzucać rozwiązań. Niech sami świadomie wybiorą rozwiązanie dopasowane do ich potrzeb. Nawet jeżeli będzie trzeba je potem zintegrować z system ERP.

W SaaS można wdrażać:

  • platformę zakupową
  • CRM
  • Księgowość i finanse (jeżeli nie dało się wdrożyć tego w standardzie ERP)
  • wsparcie HR,
  • OCR
  • systemy do Utrzymania Ruchu,
  • i wiele innych …

Wszystko w jednym?

Ktoś powie, ale przecież lepiej mieć wszystko w jednym. Nie do końca. Rozwój takiego rozbudowanego systemu jest wtedy niemożliwy, drogi i czasochłonny, a działania takich obszarów są sparaliżowane. Często zaczyna się wtedy omijać system za który płacimy dość wysoką cenę.

Jeżeli ktoś potrafi liczyć TCO to zrozumie, że w obszarach niezwiązanych z kluczowym aspektem działalności nie powinniśmy decydować za innych. Lepiej zmusić ich do pewnych standardów, czyli co mają dać na wyjściu do systemu ERP, abyśmy mieli jedną hurtownię danych. Dzisiejsza gospodarka zaczyna opierać się na API Economy i Działy IT, które tego nie zauważają zaczynają być ogranicznikiem dla swojej organizacji. Jeżeli ktoś interesuje się efektywnością wdrożeń systemów ERP w Polsce to zachęcam do sprawdzenia klasyfikacji ABCD wg Olivera White`a. Jeżeli moje argumenty nie podziałały to może podziałają liczby, które są dość jednoznaczne i nieprzychylne Działom IT, które te systemy wdrażały :-)

W kolejnym artykule (Jak wybrać system w modelu chmurowym?) zajmę się tym jak zapełnić 80% procesów, które nie są procesami core business. Tam podejście powinno być trochę inne.

Objaśnienia skrótów:

RFP –  Reequest for proposal – zapytanie o propozycje.

SaaS –  Software as a Service – oprogramowanie jako usługa.

CRM –  z ang. customer relationship management – zarządzanie relacjami z klientami.

OCR (ang. Optical Character Recognition) – zestaw technik lub oprogramowanie służące do rozpoznawania znaków i całych tekstów w pliku graficznym o postaci rastrowej. Zadaniem OCR jest zwykle rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie (np. papierowym formularzu lub stronie książki).

TCO – Total Cost of Ownership – całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania, utrzymywania i w końcu pozbycia się danego towaru, dobra.

 



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU