Jak zaprojektować efektywny proces zakupowy?

Chcieliśmy zaprezentować przedsmak naszego nowego poradnika, który tworzymy, a który ukaże się na początku czerwca 2016 roku. Najprawdopodobniej będzie dostępny w największych księgarniach internetowych w Polsce, m. in. Empik. Liczymy na przynajmniej tak duże zainteresowanie jak w przypadku pierwszej części poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.

Tytuł najnowszego poradnika to “Klucz do zakupów w firmie. Czyli od praktyków dla praktyków”. Chcemy dostarczyć dużo praktycznej wiedzy, dlatego poradnik współtworzyć będą menedżerowie zakupów w całej Polsce. Dostarczymy Ci wiedzę jaka często nie została jeszcze spisana w języku polskim. Cóż, będziemy pierwsi, ale taka jest rola innowacyjnych firm. Muszą być krok przed konkurencją :-)

Tematem tego wpisu jest:: Jak zaprojektować efektywny proces zakupowy?

A więc do dzieła! :-)

Jak zaprojektować efektywny proces zakupowy?

Zakupy w firmie? Każdy ma własny sposób. Często doszedł do niego metodą prób i błędów, nie zawsze osiągając sukces. A jak jest u Ciebie? Chaos, improwizacja, zakupy na wczoraj (a jeszcze lepiej na przedwczoraj) czy pedantyczny porządek, zaplanowany każdy krok, zatwierdzanie każdego etapu (i kilka podpisów do zdobycia przy kupnie papieru do ksero)? A może coś po środku? Czy w ogóle można zakupy firmowe robić dobrze, nie marnując czasu na działania nieprzynoszące korzyści? Chcemy pokazać Tobie, że można. Ale pamiętaj: nie ma uniwersalnych rozwiązań! Dołożyliśmy starań, aby pokazać dobre przykłady, które podejrzeliśmy w najlepszych firmach.

To jak uporządkować zakupy w firmie? Po pierwsze mówimy o procesie zakupowym. I takie spojrzenie wymusza całościowe podejście do problemu zakupów. Po drugie – rysunek, który zawiera główne procesy zakupowe.

Zakupy w firmie, to nie to samo co zakupy indywidualne. Na pewno o tym wiesz. Tu nie działa impuls, a i reklama nie wiele ma do zdziałania. W firmie mówimy o procesie zakupowym. To pewien przemyślany (mniej lub bardziej) zestaw działań mających swój cel. A jaki? Kupić najtaniej, najlepiej, najszybciej? A to zależy od tego co kupujemy i w jakiej branży działamy. A także od charakteru naszych zakupów – bezpośrednio produkcyjne czy pośrednio produkcyjne. Szczegółowo omówiliśmy to w poradniku zakupowym Zarządzanie zakupami. Jak wygląda proces zakupowy pokażemy Ci na przykładzie.

Najpierw zwróćmy uwagę, że w procesie zakupowym powinniśmy wyróżnić dwie role: kupca i dysponenta. Zadaniem kupca jest negocjowanie kontraktów. Ważne jest, aby większość jego czasu nie była pracą operacyjną. Dlaczego? Kupiec powinien mieć dużo wyższe kwalifikacje niż dysponent, który może być nisko kwalifikowanym pracownikiem biurowym. Jeżeli kupiec w 80% wykonuje pracę dysponenta to tracimy jego potencjał (i pieniądze). Projektując proces zarządzania zakupami powinno zależeć nam na tym, aby kupcy koncentrowali się na tym co daje firmie największą wartość. Czyli muszę wiedzieć, co to jest. Dysponent z kolei zajmuje się obsługą zamówień i rozdysponowywaniem zrealizowanych zakupów.

Zacznijmy od najważniejszego: konieczny jest podział zakupów na te, które są związane ze strukturą wyrobu (BOM) i te które są z niej nie wynikają (niektóre produkcyjne, pomocnicze, około produkcyjne, biurowe, usługi, leasing, etc.). Jeżeli firma nie ma list materiałowych (BOM), to wszystkie zakupy są zamawiane wg schematu dla pozycji bez BOM.

Wszystko co jest na BOM powinno podlegać planowaniu i być zamawiane zgodnie z harmonogramem. Ułatwia to zarządzanie zakupami i automatyzuje procesy planistyczne. W praktyce możemy spotkać, że w przypadku produktów o niskiej wartości lub stosowania minimów logistycznych, może być utrzymywany zapas minimalny. Jeżeli stan zapasu osiąga wartość mniejszą niż stan minimalny, to powstaje zapotrzebowanie, które powinno przebiegać według schematu zaproponowanego przez nas.

Przykładem takiego zakupu może być zgłoszenie przez technologa zapotrzebowania na nową część, zespół itp.. Nie ma znaczenia jakie to zapotrzebowanie. Wszystko co nie wynika z BOM jest zgłaszane ręcznie przez tzw. użytkowników wewnętrznych.

Najprościej prześledzić proces zakupowy na zakupach pozaprodukcyjnych. Pracownik firmy ALFA chce kupić myszkę, klawiaturę, laptop, biurko, fotel i specjalistyczną drukarkę. Popatrz na rysunek 1.

Proces zakupowy w Twojej firmie powinien być zbliżony do tego na rysunku 1. Niestety większość firm o tym zapomina i biegają z pustą taczką, twierdząc, iż jest tyle pracy, że nie ma czasu jej załadować. Mówimy wtedy, że firma działa akcyjnie. Proces zakupowy powinien przebiegać według schematu, aby był czas na załadowanie taczki.

W procesie zakupowym możemy mieć wsparcie informatyczne – system klasy ERP lub inny, jak np. platforma zakupowa. Praktyka pokazuje, że systemy ERP (mimo ciągłej ewolucji i rozwoju) nadal słabo spełniają potrzeby zakupów. Dlatego na schemacie pokazujemy proces z wykorzystaniem platformy zakupowej i systemu ERP. Jest to wzorcowy sposób postępowania i warto mieć na uwadze, że w każdej firmie może on być realizowany w różnym zakresie.

Część procesów, które realizuje platforma zakupowa może realizować system ERP i odwrotnie. Co do zasady w systemie ERP powinno się realizować jak najwięcej procesów, jeżeli spełniają one potrzeby biznesowe zakupów. W praktyce bardzo rzadko się to zdarza lub spełnienie potrzeb zakupów byłoby zbyt kosztowne ze względu na wysokie koszty rozwoju systemu klasy ERP. W chwili obecnej coraz większą popularność wśród projektantów architektury oprogramowania zaczyna zdobywać koncepcja “mikrousług”. Jest to alternatywne – w stosunku do monolitycznego – podejście do budowy aplikacji, tzw. API Economy. Konsekwencją jest to, że użytkownicy systemów mają rozwiązania bardziej dopasowane do swoich potrzeb, a rozwój poszczególnych usług odbywa się równolegle (jest to trudne w realizacji przy wdrażaniu zintegrowanego systemu klasy ERP).

Pierwszy krok w procesie zakupowym – pojawia się zapotrzebowanie. Pracownik Twojej firmy zgłasza zapotrzebowanie na myszkę, klawiaturę, laptop, biurko, fotel i specjalistyczną drukarkę. Zaczyna od przeszukania e-Katalogu, gdzie znajdują się:

– produkty i usługi z wynegocjowaną ceną i przypisanym dostawcą,

– historia produktów, które nie mają przypisanego dostawcy, ale kiedyś były negocjowane (aby zaoszczędzić czas w specyfikowaniu).

Rysunek 1. Proces zakupowy wykorzystujący system ERP i platformę zakupową.

 

Jeżeli pracownik znajdzie to, czego szukał, to dodaje do wniosku o zapotrzebowanie wewnętrzne. Działa to bardzo podobnie jak zakupy na Allegro lub Amazon, z tą różnicą, że w sklepie można znaleźć tylko produkty wynegocjowane przez Twoją firmę. W podanym przykładzie z wynegocjowaną ceną pracownik znalazł: myszkę i klawiaturę, biurko, fotel. W historii negocjacji znalazł laptop. Nie znalazł natomiast specjalistycznej drukarki, więc zgłosił tę pozycję „ręcznie”, opisując czego potrzebuje.

 

W dalszej kolejności pozycje trafiają do rozdzielni zapotrzebowań, gdzie system generuje robocze zamówienie dla pozycji z katalogu (myszka, klawiatura, biurko, fotel – to jest w firmowym e-Katalogu) przesyłając ją do agregatora zamówień. Jeżeli inni użytkownicy również zgłaszali identyczne produkty (myszka, klawiatura, biurko, fotel), to agregator ma za zadanie zagregować je do jednego zamówienia.

Laptop i drukarka – ten zakup to zadanie dla kupca do dalszych negocjacji. Laptop – ponieważ nie miał stałej wynegocjowanej ceny. Specjalistyczna drukarka – z historii wyszukiwania wynika, że nikt wcześniej nie negocjował takiego produktu.

Kupiec przystępuje do pracy. W celu efektywniejszej pracy ma do dyspozycji agregator zapotrzebowań. Dzięki temu ma podgląd zgłoszonych pozycji zakupowych i może je połączyć wystawiając jedno zapytanie ofertowe (np. laptop z tego wniosku i 5 laptopów z innych wniosków). Dzięki takiemu podejściu oszczędzamy czas kupca oraz zyskujemy dodatkową możliwość łączenia zamówień, co sprzyja negocjacjom cenowym.

Kupiec rusza do akcji – negocjacje. Dla towarów i usług, które nie mają kontraktu (przypisanego dostawcy z ceną) wysyła zapytanie ofertowe, organizuje aukcję lub negocjuje osobiście warunki handlowe wykorzystując dostępne kanały komunikacyjne (mail, telefon, fax). Dostawcy składają swoje oferty – wykorzystując rozwiązania informatyczne mają łatwiej (o tym napiszemy później).

Oferty mamy, czas na wybór. Nie zawsze kupiec potrafi wybrać dostawcę. W końcu nie może znać się na wszystkim. Po dokonaniu wstępnego wyboru ofert możliwe jest powołanie zespołu oceniającego. Jego zadaniem jest opiniowanie ofert, tak, aby pomóc w wyborze najkorzystniejszej oferty.

Po dokonaniu wyboru ofert jest możliwe uruchomienie ścieżki akceptacyjnej. Każda firma ma inaczej ułożone procesy akceptacji, dlatego schemat zawiera 4 najczęstsze miejsca, w których firmy stosują akceptację.

  • ścieżka akceptacji nr 1 jest stosowana zanim wniosek trafi do Działu zakupów – ktoś musi go zaakceptować. Celem wprowadzenia tej akceptacji jest najczęściej filtrowanie tego, co trafia do Działu zakupów, tak by ten nie zajmował się tematami, które potem nie zostaną zakupione.
  • ścieżka akceptacji nr 2 jest stosowana w firmach o rozbudowanych strukturach, gdzie ktoś powinien zatwierdzić specyfikację i wymagania, jakie opracował kupiec przed wysłaniem zapytania ofertowego na rynek. Stosuje się ją szczególnie w zapytaniach ofertowych o dużej wartości lub gdy negocjujemy skomplikowany towar lub rozbudowaną usługę.
  • ścieżka akceptacji nr 3 to akceptacja wyboru kupca lub zespołu oceniającego, gdy był powołany.
  • ścieżka akceptacji nr 4 jest stosowana przed wysłaniem zamówienia do dostawców. Najczęściej jej celem jest sprawdzenie, czy firma ma płynność na zakup danego dobra.

Udało się, znaleźliśmy dostawcę! Ostatnim etapem w procesie zakupowym jest wygenerowanie zamówienia lub eksport danych do systemu ERP (najczęściej tam zapisuje się przyjęcie towaru).

Co jeszcze może nam ułatwić dobrze ułożony proces zakupowy?

Część towarów z e-Katalogów może być zintegrowana ze sklepami dostawców, aby przyspieszyć realizację dostaw poprzez automatyzację zakupów. Do tego właśnie dąży API Economy.

Proces realizowany zgodnie z powyższym schematem umożliwia pełną analizę danych o zakupach, np. zużycie poszczególnych pozycji, obrót, kto zamawiał oraz kto dostarczał dany towar lub usługę.

Dla towarów nie wchodzących w strukturę wyrobu (BOM) nie trzeba zakładać indeksów, a pomimo to kontekstowa wyszukiwarka umożliwia  generowanie danych analitycznych.

Wracając dla ról pełnionych w procesie zakupu pamiętaj, że prawa ścieżka na  rysunku 1. przedstawia rolę jaką pełni dysponent, a lewa to zadania, które powinny być realizowane przez kupca. Szczegółowy podział zadań kupca i dysponenta oraz znaczenie tego podziału na efektywność procesów zakupowych został omówiony w pozycji  Zarządzanie zakupami.

 

Jeżeli Ci się podobało i nie możesz się doczekać publikacji możesz zapisać się na listę poprzez formularz dostępny na Open Nexus, a my nie dość, że damy Ci próbkę i otrzymasz ją przed oficjalną premierą to wyślemy info jak poradnik będzie dostępny w księgarni internetowej. Miłego czytania i zmieniania swojej organizacji! Gdybyś miał pytania do zespołu redaktorów to napisz na adres poradnik@opennexus.com.

Zachęcam także do przeczytania artykułu jak ustalić strategię zakupową oraz podział ról w zakupach na kupca i dysponenta.



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU