Korupcja w zakupach – jak jej przeciwdziałać?

Korupcja w zakupach – jak do tego doszło?

Do napisania tego wpisu skłonił mnie artykuł jaki przeczytałem na money.pl (czytaj więcej) oraz na portalu portalspozywczy.pl (czytaj więcej). To co tam przeczytałem było dla mnie dużym zaskoczeniem, nie tyle samo zjawisko korupcji, co Jego skala. Podczas czytania artykułu zadałem sobie pytanie dlaczego do tego doszło? Według mojej oceny zawiodły procedury zakupowe i transparentność procesu.

Chciałem więc pokazać jako powinien być zorganizowany proces negocjacji, aby takim sytuacjom zaradzić.

Kto może stać się naszym dostawcą?

Ważna jest tu transparentność, powinno się tworzyć strony dla dostawców, gdzie Ci mogą się katalogować on-line. Przykład takiej strony.

Znika wtedy podejrzenie o stronniczość, gdyż każdy ma równe prawa (nie tylko ten który zna kogoś w firmie).

Firmy handlowe powinny iść o krok dalej.  Panaceum na całe zło jest ciągłe zapytanie o cenę dla każdego asortymentu, który jest “na półce”. Jeżeli w danej chwili market ma w ofercie 3 dżemy:

  • dżem własna marka (najtańszy),
  • dżem firmowy (jakiegoś producenta zbliżony do najtańszego) oraz
  • dżem premium (np. 90 g owoców na 100 g wyrobu, a nie 38 g jak w dżemie najtańszym),

to na każdej z tych pozycji powinno być wystawione zapytania o cenę na platformie zakupowej ze specyfikacją produkty, którego szukamy. Dostawca składając ofertę poza ceną również załącza specyfikację.

 

Zapytanie o cenę na platformie zakupowej z poszerzoną bazą dostawców

W przypadku nadejścia np. corocznych weryfikacji ofert kupiec ma napełnioną bazę. Kolejnym krokiem jest selekcja i dorzucenie ofert niespełniających kryteriów. Po zweryfikowaniu podejmuje decyzję, czy robi jeszcze jedno zapytanie ofertowe, czy liczba ofert jaką zebrał przez rok jest wystarczająca.

Ważne jest, aby do finalnych negocjacji doprosić przynajmniej 3 dostawców, najlepiej czołowych na rynku, co zapewni konkurencyjność. Szef menedżera kategorii ma też podgląd jakie oferty przyjmuje, a jakie odrzuca, więc proces jest przejrzysty i pod nadzorem. Nie można “odczłowieczyć” systemu. Człowiek jest tu kluczowym ogniwem, a platforma zakupowa to tylko narzędzie, które usprawnia jego pracę. O automatyzacji procesu nie ma tu mowy.

Często w polityce zakupowej, o której trochę więcej napiszę poniżej, wprowadza się progi od których kupiec nie jest już osamotniony. Powołuje się wtedy zespół oceniający (zwaną też komisją przetargową w podmiotach podległych pod PZP).

Jeżeli kupiec lub zespół oceniający ma wątpliwości może poprosić dostawcę o próbki lub uszczegółowienie specyfikacji. Ważna jest tu wiedza kupca, aby był w stanie porównać specyfikację. Dobrym podejściem jest tworzenie komórek wspierających kupców lub dołączanie do zespołu oceniającego osób kompetentnych w tych obszarach.

 

Dogrywka dla najlepszych

Negocjując kontrakt na danej kategorii powinno się zapraszać producentów spełniających wymagania w zakresie jakości i specyfikacji. Taką dogrywką może być zorganizowanie aukcji elektronicznej, aby to dostawcy zdecydowali kto może zaoferować najlepsze warunki. Aukcja jest dobrym narzędziem, jednak tylko w przypadku gdy nie porównujemy konia z osłem. Kupiec powinien dbać, by do finalnych negocjacji przechodzili ci, którzy spełniają wymagania. Ważne jest też, że jeżeli w dogrywce jest mnie niż 3 dostawców to szef nadzorujący kupców powinien zwrócić uwagę, czy wszystko jest zgodnie ze standardami (można w systemie sprawdzić ilość zaproszeń wysłanych do dostawców oraz parametry, czy zapytanie było otwarte dla wszystkich, czy zamknięte dla wybranych dostawców). Nie chodzi tu o to, że nie ufamy kupcowi, ale o to aby na każdym etapie była pokazana transparentność procesu zakupowego.

Menedżer otrzymuje raporty cykliczne na maila i zawsze jeżeli zauważy coś podejrzanego może sprawdzić dane negocjacje. Wszystkie informacje ma na wyciągnięcie ręki.

Takie podejście uchroniłoby omawiane w artykule firmy przed skalą korupcji z jaką się zetknęły. Niedopuszczalne jest też, aby to menedżer kategorii w pojedynkę decydował ile miejsca na półce jest dla danego asortymentu. Kupiec powinien dostać wytyczne, ilość ma miejsca na dany produkt, a jego zadaniem jest wynegocjowanie dla swojego pracodawcy jak najszybszej stopy zwrotu.

Oczywiście całość tych działań powinna być spisana w polityce zakupowej firmy. Powinny być tam ścieżki krytyczne, czyli kiedy kupiec musi uzyskać zgodę przełożonego, a kiedy ma wolną rękę. Powinno być także opisane co kupiec może przyjąć w formie podarunku, a czego nie wolno mu przyjąć. Jeżeli nie wolno mu przyjąć to powinno się też wskazać co z tym zrobić, gdyż niekiedy nieprzyjęcie podarunku może to być źle odebrane przez dostawców (dostawca nie zawsze ma złe intencje). Można stworzyć np. loterię dla wszystkich pracowników raz w roku itp. Ważna jest też spójność wewnętrzna w firmie. Ułożyłem kiedyś taką politykę zakupową dla firmy, po czym pod biurem Zarządu zaparkowali handlowcy tej firmy i pakowali do auta prezenty o znacznej wartości. Nie muszę mówić jak było to odbierane przez kupców. Warto zachować tu spójność i jeżeli czegoś nie wolno kupcom to również handlowcy danej firmy powinni się tego wystrzegać.

 

Ocena okresowa dostawców

Ostatnim elementem procesu może być ocena okresowa dostawców. Jej wprowadzenie może sprawić, że kupcowi łatwiej będzie kwalifikować dostawców do finalnych negocjacji. Nie należy jej robić na siłę, gdyż z praktyki wiem, że znaczna część firm robi takie oceny akcyjnie i to wtedy nic nie daje. Najlepszą oceną jest statystyka, która może określić potencjał dostawcy.

 

Podsumowanie

Mam nadzieję, że wskazałem kierunek jak walczyć z korupcją w zakupach. Niby proste, a jednak nie do końca, gdyż szacuje się że platformy zakupowe posiada ok 5% firm z potencjałem zakupowym na taki produkt. Pytanie dlaczego tak jest to temat na osobny artykuł :-).

 



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU