Przestań biegać z pustą taczką!

Zbyt pilne?

Covey zauważył, że zbyt wiele spraw traktujemy jak pilne, podczas gdy powinniśmy zajmować się ważnymi. Eisenhower stworzył matrycę czasu, która pozwala lepiej zrozumieć, co możemy zrobić, aby to zmienić. Podzielił zadania na cztery grupy, co obrazuje poniżej tabela zwana macierzą Eisenhowera:

 

Tabela 1. Macierz Eisenhowera

Warto na wstępie przytoczyć ważny cytat:

“To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne”

DWIGHT EISENHOWER

Poniżej krótka charakterystyka czterech ćwiartek.

Ważne i Pilne – zazwyczaj skupia większość naszej aktywności, zupełnie niesłusznie. Zawierają się w niej ważne telefony, spotkania, zadania z wyznaczonym terminem. Tymi sprawami trzeba się zająć natychmiast i nie można z nich zrezygnować. Zadań z tej ćwiartki oczywiście nie da się uniknąć, jednak ludzie pochłonięci tylko nią żyją w stresie, pośpiechu i ciągłym zdenerwowaniu. I tak osiągają więcej niż ponad 50% pozostałych u których dominują dolne ćwiartki, jednak tylko przejście do ćwiartki ważne i niepilne pozwala systemowo rozwiązywać problemy by tych pilnych i ważnych było zdecydowanie mniej.

Ważne i Niepilne – są to sprawy, które mają największy wpływ na osiąganie naszych celów, jednak nie są sprawami pilnymi i możemy je odłożyć na później. Niestety w większości przypadków tak właśnie się dzieje, a w efekcie rzadko kiedy decydujemy się za nie zabrać. Przeciętne firmy poświęcają jej max 15% swojego czasu, a firmy najlepsze ponad 65%. Tyle i aż tyle odróżnia je od przeciętności.

Nieważne i Pilne – czynności, których należy całkowicie pozbyć się nie możemy, ale możemy je przekazać komuś innemu, lub najzwyczajniej powiedzieć „nie”. Zazwyczaj wydaje nam się, że są to rzeczy ważne, ale tak nie jest. Zabierają nam dużo cennego czasu, a nie mają żadnego wkładu do naszych celów. Jeśli chcesz poznać, czy dane zadanie jest w tej ćwiartce, wystarczy że gdy coś nagłego się pojawi, zapytasz siebie „czy to zadanie wniesie coś do osiągnięcia mojego celu?”. Jeśli odpowiedź brzmi nie, zastanów się nad zrezygnowaniem z jego wykonania.

Nieważne i Niepilne – w tej ćwiartce znajduje się rozrywka, relaks i różne pożeracze czasu jak na przykład prasa czy Internet. Jeżeli chcesz być przeciętny i przegrać swoje życie, to nadal pozostań w pracy przy tej ćwiartce. Masz przynajmniej świadomość, że jesteś miernotą i na nic więcej Cię nie stać. A jeżeli nie odniosłeś sukcesu to masz odpowiedź dlaczego. Oczywiście nie myl tego z krótką przerwą po bardzo wyczerpującej pracy, gdyż wtedy taka która przerwa sprawi, że naładujesz akumulatory.

Przestań biegać z pustą taczką!

Covey twierdzi, że przeciętne firmy realizują ok. 15% zadań ważnych i niepilnych, gdyż pochłaniają ich zadania ważne i pilne lub gorzej te nieważne i pilne lub nieważne i nieplilne. Najlpesze firmy poświęcają ponad 65% czasu na zadania ważne i niepilne, a przez to  że systemowo rozwiązują swoje problemy i realizują mniej zadań ważnych i pilnych.

Z uwagi, że odbyłem setki spotkań biznesowych odniosę się do znanej mi praktyki i pokażę to na przykładzie.  

Jeden z menedżerów zakupów dużej firmy zaprasza mnie na spotkanie, abym mu pomógł, gdyż jak sam określił jest w stanie przedzawałowym. Odkąd przyszedł do pracy jest cały czas w biegu, z niczym się nie wyrabia i ma wrażenie, że skończy z zawałem przed 50-tką.

Miałem już świadomość o co pytać. Zacząłem badać czym się zajmuje, co pochłania jego czas. Miałem też tego dowody podczas spotkania, gdyż kilkukrotnie nam przerywano, aby coś pilnie podpisał.

Zaczęliśmy od systemu ERP, który nie rozwiązywał podstawowych problemów firmy. Dlaczego? Gdyż firma gdy go wdrażała była zajęta zadaniami pilnymi i ważnymi więc nie starczyło czasu na ważne i niepilne. Był to klasyczna przypadek opisany w artykule jak wybrać systemu ERP. W zasadzie klasyczny przypadek czego nie robić.

Następnie przeszliśmy do procesów zakupowych i tu też okazało się, że zrobiono wszystko, aby jak największa liczba pracowników robiła jak najwięcej bezwartościowej pracy, gdyż wdrożenie platformy zakupowej to było zadanie ważne i niepilne, więc łatwiej biegać z pustą taczką, gdyż jest tak dużo pracy, że nie ma czasu jej załadować.

Początkowo, gdy otwarcie powiedziałem mu o mojej diagnozie obraził się na mnie. W końcu jestem potencjalnym dostawcą i jakim prawem mam czelność mówić mu, co robi źle.

Powiedziałem, jednak, że jeżeli szuka grupy wsparcia to wybrał zły adres, a ja mu mogę pomóc, jednak on najpierw musi zrozumieć że jego droga prowadzi do zawału i czy rzeczywiście jak go do niego doprowadzi to będzie szczęśliwy?

A jednak!

Kontakt Nam się urwał, jednak po kilku miesiącach odebrałem telefon od niego, że zmienił pracę, jest w nowej a tu jest tak samo jak w poprzedniej. Tym razem jednak postanowił, że nie będzie zmieniał kolejnej pracy tylko podejmie rękawicę i doprowadzi do tego, że ponad 65% czasu będzie poświęcał na kwestie ważne i niepilne, tak by systemowo rozwiązywać problemy u swojego nowego pracodawcy.

Tego również Państwu z całego serca życzę. Co innego przeczytać o ważnych i pilnych sprawach, co innego zrozumieć, a co innego wdrożyć w życiu.

Aby być najlepszym nie ma innej drogi. Najważniejszy jest plan, czyli jak przejść ze stanu obecnego do docelowego. To najtrudniejsza część zadania, które zostawiam na inny artykuł :-)



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU