WARSZTATY: METODYKA BEST VALUE PROCUREMENT, CZYLI JAK NEGOCJOWAĆ GDY WYBÓR DOSTAWCÓW NIE JEST OBARCZONY DUŻYM RYZYKIEM.

W dniu 01.12.2016 roku odbył się trzynasty cykl warsztatów organizowanych przez Open Nexus i Polskie Stowarzyszenie Menedżerów Logistyki dedykowanych menadżerom zakupów. Głównym założeniem warsztatów było dzielenie się doświadczeniami w obszarze zakupów przez osoby działające w obrębie różnych branż i gałęzi biznesu.

Moderatorzy​: Grzegorz Klimarczyk (OpenNexus) i Andrzej Zawistowski (PSML)

Agenda warsztatów:

  1. Panel 1 Daniel Matela – Imperial Tabacco
  2. Panel 2 Jacek Jarmuszczak – DANFOSS Poland
  3. Panel 3 Daniel Majkowski – Brenderup

O czym tym razem rozmawialiśmy?

W panelu 1 został omówiony projekt jaki Daniel Matela zaprezentował w konkursie Lider Zakupów (zobacz link).

W kolejnych dwóch panelach omówiliśmy efektywny proces zakupowy oraz wskazaliśmy problemy na jakie napotykają się Kupcy podczas negocjacji. Już od samego początku warsztatów podkreślona została istota zakupów w przedsiębiorstwie i ich rola. Jak się okazało zbudowanie odpowiedniego, transparentnego i efektywnego procesu zakupowego, który nie tylko spełni wszystkie potrzeby przedsiębiorstwa, ale także ułatwi nam zakupy strategiczne nie należy do najłatwiejszych. Ścieżka zakupów musi zostać nie tylko przemyślana, ale także skuteczna i z sukcesem wdrażana.

Podczas prezentacji poruszyliśmy tematy:

  • Omówienie Kategorii zakupowych, wraz z napotkanymi problemami
  • Efektywny model współpracy z dostawcami
  • Procesy sourcingowe w negocjacjach
  • Proces wyboru dostawcy
  • Analizy ofert, TCO, TKW
  • Narzędzia wspierające zakupy
  • Kiedy i jak tworzyć relacje z Dostawcami
  • Jak zwykle nie zawiedli prelegenci, którzy

Przy projektowaniu procesu zakupowego, ważne jest aby uwzględnić jaką rolę zakupową ma dana kategoria (czytaj więcej):

  • Rozproszona
  • Operacyjna
  • Taktyczna
  • Strategiczna

Przy tworzeniu kategorii zakupowej należy uwzględnić produkty klasy C w celu wyodrębnienia dostawców i ich analizy, przy jednoczesnym podziale obowiązków poszczególnych kupców.

Takie działanie pozwoli nam na efektywne negocjacje, wykorzystanie synergii, transparentność kosztów, odpowiednią, dopasowaną do kategorii komunikację między Kupcem, a Dostawcą, budowaniem odpowiednich relacji z Dostawcą, oraz ograniczenie ilości faktur i zamówień.

Następnym krokiem jaki został omówiony było stworzenie modelu współpracy z dostawcami. Ma on nie tylko na wykorzystaniu zasobów wiedzy i doświadczenia dostawców, ograniczenia pracy transakcyjnej, ale także na wzmocnienie relacji oraz wprowadzenia KPI.

Po długich i krętych drogach przy tworzeniu procesu zakupowego, oraz wdrożenia rozwiązań, które mają kupcowi ułatwić zakupy doszliśmy do omówienia procesu składania ofert przez dostawców, ich analizy oraz procesu wyboru dostawcy, który możemy przedstawić w punktach:

  1. Dane wejściowe
  2. RFI – kalibracja dostawców
  3. RFQ/RFP
  4. Analiza ofert
  5. Negocjacje
  6. Audyt dostawcy (jeżeli zasadne)
  7. Wybór/ umowa

Należy odnieść to do poziomu na jakim jesteśmy. W negocjacjach ważna jest strategia, gdyż to od niej zależy do czego dążymy i kogo szukamy. Na poziomie kupca (taktycznym) idealnym narzędziem jest metodyka opisana w artykule (czytaj więcej). Na poziomie operacyjnym warto jest czynności niedodające wartości automatyzować (czytaj więcej).

Omówiono również proces wyboru dostawcy. Zaplanuj proces sourcingowy:

  1. Budowa grupy – wewnętrzny partner
    • Rodzaje grup (scentralizowane, hybrydowe, zdecentralizowane)
  2. Informacje i proces
  3. Szablon zapotrzebowania RFI
    • (model kosztowy, dane kontaktowe, harmonogram, informacje o procesie, instrukcje dla uczestników, umowa)
    • szablon RFP – wielkość branży i konkurencja ma większy wpływ na wynik negocjacji niż tabelki kosztowe
  4. Zebranie zapotrzebowania  
  5. szablon RFP i akceptacja
  6. RFP i walidacja dostawców – 1 runda, pytanie “Co może pójść nie tak?” jak odp.
    • Raport dla członków grupy
    • Wizyta u dostawcy
    • Zorganizuj warsztat z dostawcami – rozmowa o rozwiązaniu – czy rozumie specyfikację i jak ją wzbogacić
  7. RFP i negocjacje
    • informacja zwrotna dla dostawcy – zbudowanie idealnej oferty z ofert dostawców (Oferta dostawców vs. oferty rynkowe – zestawienie kto gdzie jest)
  8. Wybór dostawcy

Na sam koniec chcielibyśmy przekazać parę wniosków, jakie zostały wyciągnięte z warsztatów:

  • Angażuj użytkownika – ma wiedzę o swoich potrzebach
  • Angażuj dostawcę –  korzystaj z wiedzy
  • Ograniczaj transakcyjność
  • Nie akceptuj status quo
  • Testuj rozwiązania
  • Nie ograniczaj scenariuszy
  • Kumuluj wolumeny
  • Analizuj TKW i TCO

Na koniec pytanie, czy jest to Metodyka Best Value Procurement? Na to pytanie niech odpowie sobie każdy uczestnik warsztatów :-)

Na kolejnych warsztatach 2.03.2017 będziemy rozmawiać o Lean w zakupach – czyli jak eliminować marnotrawstwo?

Prezentacje poprowadzą:

  1. Damian Bukowski – SKF
  2. Grzegorz Olechniewicz – Goodman
  3. Hanna Glinka – Solaris Bus&Coach

Warsztaty nie są otwarte, więc zaproszenie można otrzymać jedynie od Open Nexus lub będąc aktywnym członkiem PSML. Do zobaczenia w marcu! ????

Cieszymy się, że na ostatnie warsztaty zabrakło miejsc, gdyż to oznaka, że ich poziom jest coraz wyższy.



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU