Metodyka zakupowa, czyli jak wybrać w przypadku dużego ryzyka wyboru dostawcy

Metodyka zakupowa

Po artykule jak ustalić strategię zakupową (poziom strategiczny) przyszła pora jak ustalić taktykę w negocjacjach z dostawcami (poziom taktyczny), czyli tym razem mięso dla kupców :-)

Nie będę wracał do tego jak ważne jest na jakim poziomie jest kategoria zakupowa, którą negocjujesz, gdyż możesz przeczytać artykułu (czytaj).

A więc od czego zacząć?

Standardowo ktoś powie trzeba zebrać oferty, porównać je i wybrać. Czyżby?

Miałem 5 lat temu spotkanie z dyrektorem zakupów dużej firmy usługowej, który wybierał platformę zakupową do swojej firmy. Zadali nam ponad 100 pytań na które odpowiedzieliśmy, przekazaliśmy im prezentację, ofertę cenową i … czekaliśmy. Czekaliśmy, czekaliśmy i w końcu dzwonię.

Dzień dobry Panie Marku, Grzegorz Klimarczyk z tej strony. Mogę chwilę zająć?

Tak proszę …

Chciałem się zapytać czy podjął Pan decyzję w zakresie platformy zakupowej?

Potem długie milczenie i odpowiedź, że tak i … wybrali rozwiązanie konkurencji.

Życzyłem mu owocnego wdrożenia, jednak nie byłbym sobą gdybym nie zapytał. Więc zapytałem: Co zdecydowało o wyborze naszego konkurenta?

Chwila milczenia i odpowiedź, że mnogość kryteriów i “średnioważonej” odpadliśmy, gdyż zdobyliśmy o 1,5 punktu mniej od konkurencji.

Podsumowałem rozmowę i powiedziałem, że jeżeli w innych zapytaniach stosują ten sam sposób wyboru dostawców to zanim wdrożą platformę zakupową sugeruję cykl szkoleń z zakupów zaczynając od strategii.

Jeżeli kogoś interesuje jak wybrać system w modelu SaaS to zachęcam do przeczytania artykułu, tak aby nie “mnogość” kryteriów decydowała (czytaj).

Niestety nie posłuchał, a po 3 latach otrzymaliśmy zapytanie od jak się okazało następcy dyrektora, który pytał o platformę. Niestety nic nie wiedział o tej wdrożonej 3 lata temu :-)

Gdy nie wiemy jak się za coś zabrać, a trzeba jakoś uargumentować wybór to potrafimy bardzo skomplikować proces zakupowy, tak by coś było na wyjściu tego procesu.

Zakupy nie muszą być nudne

Osobiście polecam coś innego. Jeżeli dobrze ułożymy procesy zakupowe, strategię i damy wytyczne do taktyki, a operacyjnie usprawni nasze działanie system informatyczny to sukces murowany.

Polecam do tego celu poniższy wykres.

platforma zakupowa - metodyka zakupowa od informacji po cenę

 

Rysunek 1. Metodyka zakupowa w zależności od ryzyka i częstotliwości zakupów

Źródło: opracowanie własne

 

Główny nacisk w polityce zakupowej powinien być kładziony na to jak określić ścieżkę postępowania. Pierwszym więc pytaniem jest określenie ryzyka. Polityka zakupowa powinna pomagać w określeniu tego ryzyka. Drugim dylematem jest określenie częstotliwości zakupów. Czy są one standardowe, czy nie? Jeżeli nasze zakupy mają wysoką częstotliwość i nie ma dużego ryzyka związanego z zakupem to głównym kryterium powinna być po prostu cena. Główną wadą polityk zakupowych jakie przyszło mi opiniować jest to, że zakładają one świat idealny, czyli kupiec zna się na wszystkim i jest w stanie dobrze określić specyfikację. Pomocnym narzędziem w tym przypadku jest zapytanie o informacje (RFI[1]).
Ważne jest aby odciąć się na tym etapie od pytania o cenę. Poniżej zobrazuję to na przykładzie.
Chcieliśmy nakręcić film rysunkowy pokazujący różnicę pomiędzy standardowym procesem zakupowym, a procesem realizowanym na platformie zakupowej. Dodam, że zupełnie się na tym nie znaliśmy i nie mieliśmy w swoim zespole wiedzy merytorycznej dotyczącej tworzenia filmów rysunkowych. Nigdy wcześniej nie negocjowaliśmy filmu, więc była mała częstotliwość zakupów. Opisaliśmy krótko jaka jest nasza potrzeba i jakie cele musi ten film realizować. Napisanie RFI zajęło mi ok. 30 minut. W RFI zapytaliśmy oferentów o:
– Trzy najlepsze realizacje,
– Co potrzebują, aby wycenić stworzenie filmu rysunkowego?
– Dlaczego to oni powinni być wybrani?
Poza tym zadaliśmy pytania jak długo trwa projekt stworzenia takiego filmu i jakie są oczekiwanie wobec nas.
Po tym swoją rolę odegrała platforma zakupowa która pozwoliła nam dotrzeć do bazy oferentów i pozyskać 13 ofert. Stworzyłem zespół oceniający, których celem była ocena zebranych ofert (oglądając 3 najlepsze realizacje, a więc w sumie 39 filmów). Wyznaczone osoby otrzymały ode mnie cel, aby odrzucić firmy zajmujące się kinematografią weselną. Mieli pozostawić tylko te, które mają całe zaplecze potrzebne do stworzenia takiego filmu. W biznesie taka forma komunikacji jest akceptowalna, jednak w zamówieniach publicznych zespół ten mógłby ocenić w systemie lub w wersji papierowej wybrane filmy. Można zorganizować jeszcze jeden etap, gdzie kryteriami byłoby doświadczenie firmy, aby ograniczyć ilość filmów do oceny. Inną możliwością jest ocena tylko jednego filmu, a pozostałe byłyby tylko na wypadek wątpliwości nasuwających się po obejrzeniu pierwszego filmu. Wszystko zależy od Was, co jest ważne przy wyborze.
W ten sposób zakwalifikowaliśmy 6 najlepszych firm, którym wysłaliśmy zamknięte zapytanie o cenę (RFQ[2]). Napisaliśmy w zamkniętym zapytaniu o cenę, że do ostatecznego grona firm z którymi się spotkamy zakwalifikujemy 3 najlepsze. Z naszej strony padła też deklaracja, że 1,5h prezentacja będzie czasem w 100% dla oferenta i nie będziemy już negocjować cen przyjmując te z pierwszego etapu. Oznajmiliśmy jednak, że w ostatecznym etapie znajdą się 3 firmy z najniższym budżetem, co zdecydowanie podniosło konkurencję.
Zakwalifikowaliśmy trzy firmy i zaprosiliśmy je na spotkanie. Po każdym spotkaniu przeprowadzaliśmy głosowanie, którego wynik można zapisać w systemie lub na protokole papierowym. Wyłoniliśmy oferenta, który nie miała najniższej ceny, ale który swoją prezentacją przekonała nas, że będzie to najszybsza stopa zwrotu. Film ten miał nam przynieść określone korzyści i wtedy ważniejsza jest stopa zwrotu niż cena zakupu. Ze swojego wyboru byliśmy po realizacji bardzo zadowoleni, dlatego też daliśmy bonus oferentowi zlecając mu mniejsze prace jak wizualizacja wizytówek i folder firmowy, które weszły u nas w tryb uproszczony zaprezentowany na rysunku 1. Uważam bowiem, że za wykonanie zadania powyżej początkowych oczekiwań warto docenić dostawcę np. w postaci mniejszych zleceń i dobra polityka zakupowa powinna dopuszczać takie możliwości dając tu swobodę kupcowi, który prowadził projekt. Wynik procesu – film animowany możecie Państwo samo ocenić na stronie przetargowa.pl/o-nas.

Zapytaj o propozycję

Kolejnym przykładem procesu negocjacji jest zakup czegoś na czym się zupełnie nie znamy i chcemy skorzystać z wiedzy oferentów. Jest to tzw. zapytanie o propozycje (RFP[3]), a poniżej przykład jego zastosowania.
Chcemy kupić ciągnik do obsługi terenów zielonych i robimy to po raz pierwszy. Na wstępie powinniśmy określić jaki mamy budżet na zakup i tworzymy proste zapytanie z prośbą o propozycje oferentów. Opisujemy jedynie nasze potrzeby i wysyłamy zapytanie do potencjalnych dostawców z użyciem platformy zakupowej lub mailowo, jeżeli nie mamy systemu do obsługi zapytań ofertowych i aukcji.  Takie zapytanie nie wiąże się z koniecznością zakupu i nie trzeba specyfikować produktu, tylko opisać swoje oczekiwania, potrzeby. Rzadko, gdy kupujemy coś po raz pierwszy, jesteśmy w stanie zrobić dobrą specyfikację.
Po wystawieniu zapytania zbieramy oferty i tu ważne jest, aby z zapytaniem takim wyjść do rynku bardzo szeroko. Na szczęście platformy zakupowe mają gotowe bazy oferentów. Po zebraniu ofert powinny one trafić do osoby, która miała użytkować ciągnik. Ważne aby osoba ta nie znała ceny i niektóre platformy zakupowe mają takie możliwości. Po analizie specyfikacji użytkownik potwierdza, które rozwiązania spełniają jego oczekiwania i dlaczego odrzuca pozostałe (powinniśmy odnosić się do naszych potrzeb wskazanych w zapytaniu, ale może się okazać, że dochodzą nowe, gdyż poznajemy temat). Nie da się stworzyć dobrej specyfikacji nie będąc specjalistą w danej dziedzinie. Często po otrzymaniu pierwszych ofert miałoby się ochotę zmienić specyfikacje i nie raz tak robiłem dokonując zakupu. Ostatecznie powinniśmy dążyć, aby po odrzuceniu ofert niespełniających wymagań, zostały nam przynajmniej 2-3 oferty, które spełniają oczekiwania. Ostatnim etapem jest dogrywka dla najlepszych np. w postaci szybkiej aukcji elektronicznej, negocjacji osobistych lub telefonu do oferenta. Tak przeprowadzony proces gwarantuje konkurencyjność i kupowanie tego co spełnia nasze oczekiwania, a nie tego co jest najtańsze, gdyż te dwie rzeczy nie zawsze idą ze sobą w parze.

Użyte skróty:

[1] z ang. RFI − Request for Information − zapytanie o informację

[2] z ang. RFQ − Request for Quotation − zapytanie o cenę

[3] z ang. RFP − Request for Proposal − zapytanie o propozycję

 



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU