Podział zadań na kupca i dysponenta w Dziale zakupów

Poradnik zakupowy Zarządzanie zakupami

Zapewne niejeden pracownik Działu zakupów zastanawia się jaki powinien być optymalny podział zadań w jego pracy. Co powinien robić, a czego robić mu nie wolno. Im większa firma, tym większy podział zadań w procesie, a im firma mniejsza tym jedna osoba ma szerszy zakres zadań.

Artykuł bazuje na tym co zostało szczegółowo omówione w pierwszej części poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.

Przechodząc do procesu zakupowego i jego wewnętrznej organizacji w firmie, możemy wyróżnić dwie funkcje, które często są ze sobą mylone lub też nie następuje ich wyraźne rozdzielenie.

Pierwsza to tzw. “sourcing”, czyli funkcja strategiczna (zadania kupca), która obejmuje:

  • analizę rynku produktów/usług i rynku dostawców,
  • transfer innowacyjnych rozwiązań do wewnątrz firmy,
  • zarządzanie popytem wewnątrz firmy (ustalanie reguł zbierania i agregacji popytu wewnątrz firmy oraz analiza racjonalności danych wydatków z punktu realizacji poszczególnych celów biznesowych),
  • tworzenie optymalnych specyfikacji (spełniających oczekiwane efekty biznesowe),
  • szukanie alternatywnych produktów czy usług,
  • analiza całkowitych kosztów użytkowania, (TCOz ang.Total Cost of Ownership to całkowitych kosztów użytkowania),
  • zarządzanie procesem ofertowania (symulacje różnych rozwiązań),
  • wybór optymalnego rozwiązania i dostawcy,
  • wynegocjowanie kontraktu czy umowy ramowej i stworzenie katalogów,
  • partnerska współpraca z dostawcami.

Druga rola to obsługa operacyjna (zadania dysponenta) procesu zakupowego:

  • realizacja bieżących zapotrzebowań,
  • tworzenie zamówień do dostawców w ramach wynegocjowanych wcześniej umów,
  • obsługa logistyczna, czyli planowanie dostaw i współpraca z dostawcą przy ich realizacji,
  • ocena dostawców (terminowość i kompletność dostaw, reklamacje, itp.).

Pierwszą rolę pełni kupiec, a drugą dysponent. Czy role te można ze sobą połączyć?

W firmach małych niestety trzeba, gdyż występuje problem zasobów dzielonych. Podzielenie słonia na pół nie da dwóch małych słoni :-). Natomiast wraz z rozwojem firmy zasadne staje się rozdzielenie tych dwóch ról (w dużych korporacjach tych ról jest więcej). Jest kilka powodów uzasadniających taki rozdział:

  1. Różne cele biznesowe:

  kupiec to zapewnienie optymalnych finansowo i procesowo rozwiązań dla firmy w dłuższym okresie,

  dysponent to zagwarantowanie kompletnej dostawy na czas, gdzie koszty często nie są priorytetem.

  1. Różne relacje z dostawcami:

  kupiec to z jednej strony strategiczna długofalowa współpraca partnerska, ale równie często relacje konfliktowe, negocjacyjne („coś za coś”),

  dysponent to operacyjne relacje partnerskie, gdyż często oczekuje i potrzebuje wsparcia ze strony dostawcy.

  1. Potrzeba posiadania różnych kwalifikacji i doświadczenia, a tym samym zupełnie inny poziom odpowiedzialności i związanego z tym wynagrodzenia.

Jak zatem skutecznie negocjować i być „twardym”, gdy w tym samym momencie potrzebujemy pomocy w przyspieszeniu dostawy, aby zachować ciągłość produkcji?

Poza tym pracownik wykonujący obie te funkcje musi się zmagać z odwiecznymi dylematami i priorytetami:

Czy poświęcić czas na analizę rynku i poszukiwanie nowych dostawców?

Czy monitorować złożone zamówienia, aby uniknąć przerw w produkcji, które zawsze będą odnotowane w przedsiębiorstwie jako bardzo istotne?

W związku z tym osoba taka koncentruje się mniej na negocjacjach, a więcej na logistyce dostaw.

Artykułem tym chcieliśmy zwrócić uwagę, że nie ma jednej odpowiedzi, że zakres zadań ma wyglądać wg jasno określonego schematu. Ważne jest bowiem jaka jest specyfika firmy, czy firma ma system e-procurement i wreszcie ile wydaje na towary i usługi w stosunku do swoich obrotów. Dopiero wtedy można określić strategię działu i pod nią dobrać odpowiednie podziały zadań.

Zachęcam także do przeczytania artykułu jak ustalić strategię zakupową oraz jak zaprojektować efektywny system zakupowy.

 



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU