Rola zakupów w zależności od kategorii zakupowej

Różne cele determinują odmienne środki

Zapewne niejedna osoba zastanawia się dlaczego pewne zakupy w firmie są realizowane na różne sposoby. Czy rola zakupów w firmie ma znaczenie? Z mojego doświadczenie wynika, że nie zawsze jest to podział logiczny.  Wszystko zależy od tego jak historycznie się to ukształtowało w naszej firmie :-)

Uwierzcie mi, że nie zawsze są to świadome decyzje. Firma ma naturalne etapy ewolucji danej kategorii, ale niekiedy zatrzymuje się na danym etapie pomimo, że powinna iść dalej. Dlaczego tak jest?  Są różne przyczyny, główna to brak zarządzania strategicznego zakupami w firmie i mała świadomość roli zakupów jaką powinny pełnić zakupy. Nie mamy przecież kierunku studiów związanych z zakupami, brak jest fachowej literatury (poza Zarządzanie zakupami i Klucz do zakupów w firmie).  Przyczyn jest więcej, ale artykuł nie jest w tym temacie, więc zostawię to na osobny wpis.

A więc jak już pisałem powyżej, każda kategoria zakupowa przechodzi pewne etapy ewolucji, które dobrze obrazuje poniższy rysunek.

Można by niezależnie podejść do zakupów direct i in-direct. W artykule skoncentruję się na zakupach in-direct. Zakupy direct zaczynają się często od drugiego etapu, czyli zakupów operacyjnych.

Ewolucja podejścia Działu Zakupów do zarządzania kategorią zakupową
Rys. Ewolucja podejścia Działu Zakupów do zarządzania kategorią zakupową

Źródło: Klucz do zakupów w firmie, Andrzej Zawistowski.

 

Tak więc pierwszy naturalny etap to, gdy dana kategoria jest kupowana Ad Hoc.  Każdy we własnym zakresie negocjuje i jest odpowiedzialny za wybór dostawcy. Czy to dobrze? I tak i nie, jak firma jest mała i ma niski obrót na kategorii to można z tym żyć, jednak jeżeli firma rośnie to pracownik powinien mieć na wyciągnięcie ręki to co potrzebuje, ale powinno to być pod ścisłą kontrolą jednocześnie. Powołuje się więc dysponenta, zaopatrzeniowca (czytaj także Podział zadań na kupca i dysponenta), który zaczyna zajmować się … składaniem zamówień. Teoretycznie zaczyna negocjować, ale nie zawsze mu to jeszcze wychodzi lub negocjuje w niewłaściwy sposób, gdyż działa operacyjnie.

Kolejnym etapem jest podniesienie roli zakupów do zakupów taktycznych. Kiedyś musiał być to Centralny Dział Zakupów, jednak rozwój nowoczesnych narzędzi informatycznych sprawia, że nie trzeba centralizować, aby osiągnąć poziom taktyczny. Można tworzyć bazę wiedzy w postaci e-Katalogów.

Nieważne jaki do tego dojdziemy, ale ktoś wpada na pomysł, że dziś można zgłosić zapotrzebowanie, a jutro mieć to u siebie w firmie i nie trzeba co zamówienie negocjować cen. Można to zrobić raz a dobrze :-) Jak często należy negocjować kontrakt (e-Katalog)? Zależnie od kategorii, niekiedy można to robić raz na rok lub nawet rzadziej.

Ostatnim etapem rozwoju są zakupy strategiczne. Wchodzą tam kategorie usług lub towarów, które mają znaczący wpływ na wynik finansowy firmy. Najczęściej są to zakupy direct, ale jeżeli firma ma dużą skalę działania to w zakres ten wchodzą także zakupy in-direct. Zmienia to znaczącą podejście do zakupów, a menedżer kategorii ma wpływ na to jak zaspokajamy potrzeby w danej kategorii. Więcej na ten temat w Zarządzanie zakupami i Klucz do zakupów w firmie.

Mam nadzieję, że zainteresowałem temat roli jaką pełni dana kategoria w Waszej firmie. Może będzie to przyczyna do refleksji, co zrobić lepiej :-)



O autorze

Grzegorz Klimarczyk

Ponad 10-letnie doświadczenie w logistyce i zakupach. Zaczynał od przemysłu samochodowego, następnie pracował w branży autobusowej. Platforma zakupowa OpenNexus powstała dzięki pomysłowi i determinacji Grzegorza, który od 2009 r. pełni funkcję Prezesa Zarządu Open Nexus Sp. z o.o. Prowadził dotychczas ponad 100 projektów optymalizacyjnych i jest redaktorem pierwszego w Polsce poradnika dla praktyków “Zarządzanie zakupami”.


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU