Warsztaty zakupowe „Zakupy subiektywne – tam gdzie cena nie odgrywa kluczowej roli”

W dniu 7 października 2015 roku odbył się już dziewiąty cykl warsztatów dla miłośników tematyki zakupowej, w którym głównym założeniem było i jest dzielenie się doświadczeniami w obszarze zakupów przez osoby działające w różnych branżach i warunkach biznesowych.

Miejsce: Poznań, 28 Czerwca 1956 Roku 406, 61-441 Poznań (salka konferencyjna na parterze biurowca) Moderator: Andrzej Zawistowski – ekspert w obszarze zakupów, Członek Zarządu PSML.

Agenda warsztatów:

1. Krótko o PSML (osiągnięcia oraz zachęcenie do udziału w konferencji POL-ZAK)
2. Wprowadzające przedstawienie uczestników
3. Propozycje uczestników na organizację procesu zakupowego dla usług „subiektywnych”
4. Co jest zakupem subiektywnym?
5. Jak traktować zakupy subiektywne, kto powinien być odpowiedzialny za takie zakupy?
6. Próba wyciągnięcia wniosków z dyskusji
7. Podsumowanie i propozycje kolejnego tematu na spotkanie.
8. Zaproszenie na konferencję POL-ZAK PROKOM 22-23 października 2015.

Temat warsztatów (Zakupy subiektywne – tam gdzie cena nie odgrywa kluczowej roli) z początku brzmiał dość enigmatycznie, ale pomimo swojej ogólności i tajemniczości zawierał w sobie marketingową zachętę i ciekawie spędzony czas. Generalnie w biznesie i nie tylko, gdy pojawia się subiektywność, tam kluczową rolę odgrywa ustalenie wspólnych płaszczyzn porozumienia i współpracy, co jak się okazało było tłem przewodnim spotkania. Co ciekawe każdy z uczestników w inny sposób rozumiał temat i z innej perspektywy dzielił się własnym doświadczeniem. Już pierwsze wprowadzenie do tematu przez moderatora Andrzeja Zawistowskiego wzbudziło żywą dyskusję, czym tak naprawdę są zakupy subiektywne i jak powinniśmy do takowych podchodzić.
Osoby pracujące na co dzień w Działach Zakupów, określały takie postępowania, jako zakupy zawierające w sobie elementy niemierzalne, tzn. takie w których nie da się porównać wszystkich elementów ofert w sposób zerojedynkowy, sprowadzając ranking ofert wyłącznie do wag i ocen w formularzu Excelowym. Z kolei osoby nie pracujące na co dzień w Zakupach, były bliższe stwierdzeniu, że właściwie zakupy subiektywne nie istnieją, jeżeli oceny ofert dokonują eksperci bazujący na realnej wartości jaką osiągną wybierając daną ofertę. Oczywiście odpowiednio ją argumentując.
Od słowa do słowa, poruszając się zgrabnie pomiędzy doświadczeniami uczestników wyklarowały się następujące pytania, na które starano się między wierszami odpowiedzieć.

Co jest faktycznym problemem w tego typu zakupach:

– Jak porównać dwie różne oferty, gdy część parametrów jest ciężka do zwerbalizowania?
– Jak powinna wyglądać współpraca pomiędzy kupcem a dostawcą podczas realizacji projektów, w których występuje wiele obszarów niekwantyfikowalnych?
– Co jest zakupem „subiektywnym”, a co jest zakupem „obiektywnym”, gdzie leży punkt ciężkości dla odpowiedzialności za dane postępowanie?

Główna teza:

Pewien rodzaj zakupów stanowi spore wyzwanie dla Działów Zakupów przy organizacji postępowań oraz ustalaniu warunków współpracy, w przypadku gdzie nie wszystkie parametry ofert są mierzalne.

Doświadczenia uczestników pozwoliły na wysnucie kilku wniosków:

1. Każdy inaczej określa subiektywność zakupu, a co za tym idzie, problematyka dotycząca takich zakupów powinna być rozpatrywana indywidualnie.
2. W celu optymalizacji zakupów subiektywnych, warto „wyjść z pudełka” i poszukać atrakcyjnych płaszczyzn dla dostawcy celem optymalizacji oferty i warunków współpracy.
3. Stworzenie gruntu dobrych relacji (podejścia partnerskiego) może przyczynić się do pozytywnego rozwoju negocjacji z dostawcą.
4. Kupiec może się sprawnie poruszać w obszarze postawionego zadania, w przypadku gdy posiada wiele opcji (elastyczna specyfikacja, wielu potencjalnych dostawców), im jest mniej tych opcji, tym jego rola w postępowaniu maleje.
Istnieją sposoby na ubranie zakupów subiektywnych w pewien logiczny proces.
5. Przykład Open Nexus podczas realizacji zakupu na film o firmie. W takim przypadku bardzo pomaga platforma zakupowa. Dzielimy takie postępowanie na trzy etapy:
– pierwszym jest otwarte RFI (zapytanie o informacje), gdzie na podstawie zadanych dostawcom pytań oceniamy wstępnie ich potencjał oraz pytamy co jest potrzebne do wyceny projektu przedstawiając tylko cele,
– do kolejnego etapu zapraszamy dostawców z “potencjałem”, gdzie może być to ocena subiektywna, jednak zadaniem kupca jest wyselekcjonowanie 5-6 najlepszych dostawców. Etap ten kończy się złożeniem przez dostawców ofert z zaznaczeniem, że trzech najlepszych zaprosimy na spotkanie “przy stole” (dopuszczamy oferty, które mieszczą się w naszym budżecie, który czasami ujawniamy, a czasami nie),
– ostatnim etapem jest spotkanie osobiste, gdzie dostawca ma 1,5h na to, aby nas przekonać do swojej koncepcji (wizji) i w zespole 2-4 osobowym wybieramy naszym zdaniem najlepszego dostawcę.
6. Kluczem zakupów subiektywnych jest przemyślane postawienie celów, które chcemy osiągnąć.
7. Jako Dział Zakupów powinniśmy próbować ważyć oferty, nawet te aspekty które wydają się być „subiektywne”. Rozbieranie ofert na czynniki pierwsze może okazać się bardzo pomocne dla wprawionego kupca.

Inne doświadczenia uczestników spotkania:

„Dział Zakupów jest uzależniony od tego jak działa firma (od tego co dzieje się w produkcji, marketingu). Dział Zakupów jest jakby na usługach innych działów. Jak się nie dostosujemy do wymagań klienta wewnętrznego, wówczas możemy nie sprostać postawionym celom. Obecnie w Pamapol SA wykorzystujemy tandemy zakupowe pomiędzy Działem Zakupów a Klientem Wewnętrznym, gdzie potrzeby tego ostatniego są dla nas najważniejsze. To nie marketing, to nie zakupy, to klient decyduje co jest ok a co nie. Jeżeli kupiec kieruje się subiektywizmem, to firma jest niedojrzała”
„W branży budowlanej jeszcze jakiś czas temu jako jedyny zakup „subiektywny” można było uznać wyjazd integracyjny pracowników. Obecnie powstanie koncepcji projektu i jego realizacja leżą po stronie dostawcy, po naszej stronie, a to ma spory wpływ na możliwość optymalizacji i na możliwość własnej interpretacji założeń biznesowych. Subiektywność w tym przypadku ma przełożenie na ryzyko projektowe.”
„Z moich doświadczeń, nieporozumieniem jest wybór systemu informatycznego, opierając się wyłącznie na sztywnych kryteriach, w takich przypadkach widzę brak myślenia procesowego i jego odzwierciedlenia w postaci czytelnego i funkcjonalnego interfejsu”
Kategorie zakupowe, w których duża część zakupów to zakupy subiektywne, zostają często przekazywane do Działu Zakupów, ponieważ z racji dobrych wyników w mniej „subiektywnych” kategoriach oczekuje się równie dobrych wyników w tych nowych. Może warto takie tematy przekazać osobom , które umieją podejmować efektywne decyzje odnośnie zakupów subiektywnych, wyposażając je w odpowiednie narzędzia zakupowe.”
„Albo kupujemy subiektywnie traktując zakup jak standardowy ponosząc ryzyko niskiej jakości poprzez optymalizację cenową, albo dajemy budżet i oceniamy efekt w przyszłości.”
„Właśnie po to płacimy marketingowcom by byli w stanie wybierać oferty „subiektywne”. Marketing nie mówi, że coś jest ładniejsze tylko że taki produkt/usługa wygeneruje taki przychód lub wygeneruje taką wartość . Zakupy, o których mówimy dla mnie osobiście subiektywne nie są.”
„Są zakupy zerojedynkowe , i tam formatki Excelowe oraz aukcje (platforma zakupowa) będą dobrze funkcjonować, ale są też zakupy emocjonalne i tam do negocjowania są wyłącznie aspekty porównywalne.”
„Kupowaliśmy biuro tymczasowe, bez specyfikacji, z postawionym celem: „im ładniejsze tym lepsze”. Było sporo dostawców, szeroki przekrój ofert, od kontenerów po inne rozwiązania. W pewnym momencie gdy cena wybranej oferty wydawała się być niekwestionowalna od strony dostawcy, wprowadziliśmy do negocjacji nowe elementy, np. warunki płatności, które okazały się być na tyle korzystne dla oferenta, że obniżył wartość finalną oferty. Powinniśmy zadać pytanie dostawcy: „co mam dla ciebie zrobić by cena osiągnęła wymagany poziom?””
„Wagi są kiepskim rozwiązaniem na ocenę niemierzalnych czynników, lepiej zorganizować kilka etapów postępowania.”
„W praktyce zakupów subiektywnych, marketingowych itp. kluczowy jest wybór partnerów biznesowych, cena na tym etapie jest drugorzędna.”
„Kupiec powinien mieć na uwadze możliwość skopiowania rozwiązania, jeżeli się to opłaca, pomimo, że wydawałoby się, że zakup wewnętrzny jest jedynym wyjściem.”
„Najpierw należy określić rolę zakupów w firmie, w oparciu o procent wydatków firmowych realizowanych przez Dział Zakupów. Następnie należy opracować politykę zakupową dla danej kategorii zakupów zależnej od rodzaju zakupów (strategiczne, dźwignie, standardowe i wąskie gardła) i zastosować odpowiednie narzędzia oraz wdrożyć odpowiednie procedury.”

 

Gdy dobiegała końca trzecia godzina spotkania, dyskusja powoli się kończyła. Podczas gdy Grzegorz Klimarczyk z entuzjazmem podsumowywał spotkanie, uczestnicy kończyli dopijanie kawy, myśląc pewnie o tym, jak można wykorzystać pomysły i doświadczenia innych osób w tematach zazwyczaj trudnych, gdzie odpowiedzialność przenika się z kreatywnością, a wyniki są widoczne bardziej w długim okresie niż natychmiast. Środowe spotkanie pokazało, że istnieje chęć dzielenia się wiedzą zakupową z kolegami i koleżankami z innych środowisk. Kolejne spotkanie odbędzie się już w nowym roku, a tematyka będzie dotyczyć zawierania umów długoterminowych oraz opracowywania formuł kosztowych. Za tym tematem najczęściej głosowano, są tez zapowiedziane prezentacje uczestników. Do zobaczenia w styczniu ☺

photo1  photo3



O autorze

OPEN NEXUS (Archiwum)


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU