Zasady sporządzania i negocjowania umów handlowych

W dniu 25.10.2011 Wielkopolska Izba Przemysłowo Handlowa zorganizowała szkolenie dotyczące sporządzania umów handlowych. W ramach szkolenia wskazano zasady sporządzania i negocjowania umów handlowych. Postanowiliśmy więc przybliżyć zainteresowanym, na co warto zwrócić uwagę.

CO Z UMOWAMI SŁOWNYMI?

Tak często mówi się, że umowa słowna jest najważniejsza, jednak czy na pewno? Należy pamiętać, że tworząc umowę, każdy chce otrzymać jak najlepsze warunki, a słowo nigdy nie jest dowodem na to, że je otrzymaliśmy. Podstawową uwagą, jaka przychodzi do głowy, jest fakt, że umowy zawsze podpisujemy w czasie pokoju – relacje są wówczas jasne i przejrzyste. Realizujemy je jednak nierzadko w czasie kłótni i wtedy wszelkie sentymenty idą w zapomnienie, a każda ze stron umowy chce ugrać jak najwięcej. Wtedy każdy zapis w umowie jest ważny, a w przypadku sporów sądowych odgrywa największą rolę.

Art. 60 kodeksu cywilnego stanowi, że z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny (zawarcie umowy w sposób dorozumiany). Dla przykładu, na giełdach towarowych zawiera się niekiedy umowy gestem. W niektórych przypadkach nawet to nie jest konieczne – milczenie osoby, do której została skierowana oferta może zostać uznane za jej akceptację. W ramach swobody umów kontrahenci mogą umówić się co do znaczenia takiej bierności adresata ofert.

Jeśli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, można dokonać pisemnego poświadczenia jej zawarcia. Wprowadza to element elastyczności. Art. 771 kc wprowadza trzy przesłanki, które muszą zostać spełnione, aby poświadczenie stanowiło, że strony są związane treścią umowy zawartą w piśmie potwierdzającym:

  1. Pismo skierowane do jednej ze stron umowy musi zostać wysłane niezwłocznie po jej zawarciu.
  2. Zmiany i uzupełnienia umowy zawarte w potwierdzeniu nie mogą istotnie zmieniać jej treści.
  3. Druga strona nie sprzeciwiła się poświadczeniu na piśmie, niezwłocznie po jego przesłaniu.

W praktyce poświadczenie może do pewnego stopnia odbiegać założeniami od wcześniej zawartej umowy, jednak jeśli druga strona wyrazi milczącą zgodę (nie sprzeciwi się na piśmie), umowa zostaje zawarta.

JAK STWORZYĆ DOBRĄ UMOWĘ?

Rodzajów umów jest wiele: umowy najmu, umowa na roboty budowlane, umowa kupna, zwana też umową kupna sprzedaży i wiele innych. Tworząc każdą z nich, należy zwrócić uwagę na kilka podstawowych zapisów. Trudno jest je wszystkie przedstawić, jednak spróbujemy przedstawić te najważniejsze, bez których dobra umowa nie powstanie.

Podstawową zasadą sporządzania umów jest jej swoboda. Jednak jak wszystko w prawie, zasada ta ma swoje wyjątki, a najważniejszym z nich jest zgodność z ustawą. Należy więc pamiętać, że wszystkie zapisy niezgodne z literą prawa są nieważne. Większość zapisów w kodeksie jest „niezobowiązująca”, co powoduje, że możemy je dowolnie modyfikować. Są jednak i takie, których zmieniać nie możemy.

W takim razie co zrobić, aby nie pominąć lub nie zmienić zasad, których zmieniać nie możemy? Najwłaściwsze rozwiązanie jest jedno: tworzyć umowy z kodeksem cywilnym w ręku. Znacznie ułatwia to naszą pracę i pozwala na nieomijanie najważniejszych zapisów w umowach. Pewnie teraz każdy pomyślał, że czytanie kodeksu jest nudnym i mało zrozumiałym zajęciem, ale z czasem możemy go zrozumieć i stworzyć naprawdę dobrą umowę. Po czasie kodeks nie jest taki straszny, jak nam się wydaje, daję słowo.

Kolejna ważna zasada: umowa musi być symetryczna. Co przez to rozumieć? To proste – kary umowne muszą być przewidziane po równo (zatem nie warto cieszyć się z warunków tylko na naszą korzyść), gdyż w przypadku niesymetrycznej umowy nasze roszczenia dla sądu będą nieważne.

Co dalej? Należy pamiętać, aby jasno określić strony umowy, nazwać je możemy dowolnie, jednak należy pamiętać, żeby w całej umowie strony były określane w ten sam sposób. Podpisując umowę, należy także dokładnie sprawdzić osobę, z którą podpisujemy umowę, czy ma ona prawo reprezentacji np. spółki.

Cechy dobrej umowy

  • Precyzyjna – dokładnie opisująca zakres i przedmiot współpracy
  • Jednoznaczna – niestwarzająca pola do interpretacji na wiele sposobów
  • Symetryczna – chroniąca w równym stopniu interesy obu stron
  • Niewykraczająca poza zakres współpracy
  • Zgodna z prawem
  • Zgodna z ofertą i innymi ustaleniami

TROCHĘ NA TEMAT ISTOTY UMOWY

Istotą umowy jest jej przedmiot, dlatego musi być on dokładnie opisany w umowie. Stosowany jest też najczęściej zapis: „Strona zapoznała się z opisem przedmiotu umowy, jego stanem i nie wnosi żadnych uwag”. Jest to zapis jak najbardziej słuszny.

Istotne dla obu stron są też ich prawa i obowiązki, które powinny być jasne i przejrzyste, każdy rodzaj umowy typizuje inny zakres praw i obowiązków i każda umowa może przewidywać inne zapisy. Na tym etapie szczególnie pomocne mogą okazać się zapisy kodeksu cywilnego.
O kolejnych ważnych zapisach w umowie można by napisać wiele, dlatego w skrócie napiszemy, na co jeszcze warto zwrócić uwagę.

Po pierwsze, posługujmy się sformułowaniami z ustawy. Co może zaskoczyć, treścią zupełnie niepotrzebną w umowie jest zapis: „w sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy…”. Prawie we wszystkich umowach zapis ten występuje, jednak jest on zupełnie niepotrzebny, gdyż z założenia dla spraw nieuregulowanych stosujemy kodeks cywilny.

Kolejny zapis dotyczy rozstrzygania sporów. Sformułowanie „polubowne rozstrzyganie sporów” niektóre sądy interpretują jako rozwiązywanie niezgodności przez sąd polubowny, dlatego lepiej, aby taki zapis w naszej umowie nie występował, jeśli nie chcemy korzystać z sądów polubownych.

CO POWINNA ZAWIERAĆ DOBRA UMOWA?

Najlepsze jest podejście zdroworozsądkowe. Poza określeniem kto ją zawiera powinna określać przede wszystkim:

  • Przedmiot umowy – co ma być dostarczone.
  • Zakres współpracy – na czym dokładnie polegać będzie realizowana usługa lub prowadzone działania.
  • Harmonogram – kiedy nastąpi realizacja przedmiotu umowy, w jakich krokach i terminach.
  • Prawa i obowiązki stron – co komu będzie wolno, a czego nie będzie wolno, oraz czego można wymagać od danej strony umowy. Ten punkt odpowiada na dwa kluczowe pytania: co się stanie, jeśli przedmiot umowy nie zostanie dostarczony lub będzie odbiegał od definicji z umowy? Co się stanie, jeśli jedna strona umowy spóźni się z dostawą albo druga spóźni się z płatnością? Jeśli w ramach umowy przekazywane będą jakieś prawa, udzielane licencji itd., to tutaj trzeba także określić ich zakres.
  • Zakres poufności przekazywanych informacji – jakie informacje będą traktowane jako poufne i podlegać będą ochronie. W tym zakresie dochodzi najczęściej do jednostronności i próby zbyt szerokiej definicji informacji poufnych, np. że będą nimi wszystkie przekazywane w ramach współpracy informacje. Szczegółowo tłumaczę ten aspekt na nagraniu mojego wystąpienia, przedstawiając przykłady absurdów związanych z nadmierną ochroną.
  • Wynagrodzenie, zasady i terminy jego płatności – odpowiedź na pytanie, jak się rozliczymy za to, co zostanie dostarczone.
  • Wskazanie osób kontaktowych – czyli osób, które będą upoważnione do nadzoru nad prawidłową realizacją umowy po obydwu stronach.

OPÓŹNIENIE CZY ZWŁOKA?

Zapisy dotyczące nieterminowego wykonania zapisów umów często są nazwane opóźnieniami lub zwłoką. Czy tworząc umowę, zastanawiamy się nad znaczeniem tych słów? Nie? A powinniśmy. Opóźnienie jest niezawinione (co oznacza, że możemy wymagać odszkodowania w przypadku jakiegokolwiek nieterminowym wykonaniu zapisów umowy), natomiast zwłoka jest to zawinione opóźnienie. Żeby nie zastanawiać się zawsze, które słowo zastosować, proponuję użyć sformułowania „za nieterminowe wykonanie…”, jest to zdecydowanie bezpieczniejsze rozwiązanie.

POSTANOWIENIA KOŃCOWE, KARY UMOWNE

Każda umowa powinna zawierać postanowienia końcowe. Po pierwsze, należy jasno stwierdzić, że zmiany w umowie wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Po drugie, określić sąd właściwy do rozstrzygania sporów. Po trzecie, wprowadzić zapis, dzięki któremu każda ze stron umów jest zobowiązana do poinformowania o zmianie adresu zamieszkania itp.

Na koniec trochę o karach umownych i możliwości odstąpienia od umowy.

Kary umowne są gwarancją realizacji praw i obowiązków stron umowy. Należy pamiętać, że można stosować kary umowne wyłącznie do świadczeń niepieniężnych, a w przypadku świadczeń pieniężnych przysługują odsetki ustawowe.

Co zrobić, aby odstąpić skutecznie od umowy? Ponownie: zastosować odpowiedni, skuteczny zapis, czyli taki, który zawiera termin, po upływie którego druga strona może od niej odstąpić.

Powyższe porady stanowią tylko krótki opis tego, co powinna zawierać umowa. Opis szczegółowy zająłby zbyt wiele stron. Niech to jednak będzie mała zachęta do zapoznania się z kodeksem cywilnym, a jeżeli nie zachęta, to może przestroga, żeby mimo wszystko korzystać z ów „strasznego” kodeksu.

Co możemy napisać na koniec? Powodzenia w tworzeniu umów!



O autorze

OPEN NEXUS (Archiwum)


Przeczytaj także


Zostaw komentarz

Twój email nigdy nie będzie opublikowany. Wymagane pola zostały oznaczone *

*
*

MENU