Co to analiza XYZ i dlaczego zakupowiec powinien ją znać?

Analiza XYZ określa zmienność zapotrzebowania poszczególnych towarów lub usług. Brzmi ciężko, ale smakuje lepiej

To nic innego jak przewidywalność popytu na dane dobro, a w firmie na dany indeks, pozycję zakupową.

Przyjmuje się, że do grupy X zalicza się pozycje charakteryzujące się zmiennością zużycia od 0 do 25%, do grupy Y od 25,1% do 60%, a do grupy Z indeksy ze zmiennością zużycia powyżej 60%. Niemniej w praktyce przedziały poszczególnych grup mogą być ustalone różnie – zależnie od całkowitej zmienności analizowanego zbioru indeksów (pozycji zakupowych).

Zmienność zużycia określa więc przewidywalność zapotrzebowania na dany towar lub usługę. Można przyjąć dla zobrazowania przypadku, że w kategorii X znajdują się produkty lub usługi o ustabilizowanym zużyciu (łatwo przewidywalne, a co za tym idzie o małym błędzie prognozy), w grupie Y zmiennym (trudno przewidywalne), a w grupie Z nieprzewidywalnym zależnym od np. specjalnego zamówienia klienta na niestandardowy wyrób (zob. tabela poniżej).

Tabela. Przykładowa analiza XYZ wg regularności zapotrzebowania

Źródło: “Zarządzanie zakupami”.

Procedura wyznaczania kategorii XYZ dla pozycji asortymentowych np. według kryterium regularności zużycia (zapotrzebowania) obejmuje następujące kroki:

1. Wyznaczenie ilości zużycia dla każdej pozycji asortymentowej w poszczególnych przyjętych jednostkach czasu (np. dniach lub tygodniach).
2. Obliczenie wartości średniej zużycia dla całego badanego okresu dla każdej z pozycji asortymentowych.
3. Obliczenie odchylenia standardowego zużycia dla każdej z pozycji dla całego badanego okresu.
4. Wyznaczenie wskaźnika odchylenie standardowe/średnie zużycie.
5. Posortowanie wskaźnika odchylenie standardowe/średnie zużycie w porządku malejącym.
6. Ustalenie podziału na grupy X, Y oraz Z (subiektywnie na podstawie zbieżnej charakterystyki dla każdego z przedziałów wg. zasady grupa X najmniejsze wartości – najmniejsza zmienność).

Dokonana analiza, kwalifikuje dane pozycji do grup, dla których należy zastosować odmienne sposoby postępowania. Po co wartą ją znać w zakupach? Określa ona specyfikę twoich zakupów oraz wpływa na kryteria negocjacji (co dla Ciebie jest ważne, jaki powinien być Twój idealny dostawca).

Gdy mamy analizę XYZ i ABC to ich połączenie daje bardzo dużą wiedzę Jak ją wykorzystać? O tym już w kolejnym artykule niebawem lub można pobrać bezpłatnie audiobooka i w rozdziale 2 zdradziliśmy ten sekret ;-).