RFX – czyli jak radzić sobie bez specyfikacji. Kilka rodzajów zapytań ofertowych które powinieneś znać.

Nie mam specyfikacji. Co teraz?

Specyfikacja, słowo które spędza sen z powiek niejednemu kupcowi. Umiejętność jej tworzenia jest w wielu firmach uważana za sedno pracy dobrego Kupca. Jedne przedsiębiorstwa bardzo dobrze dają sobie radę w jej tworzeniu, inne mają w tym zakresie zdecydowane problemy. Paradoksalnie dużo lepiej z przygotowaniem dokładnej  specyfikacji radzą sobie firmy działające pod rygorem ustawy zamówień publicznych.  Wynika to oczywiście z faktu, że przez dokładną,… zbyt dokładną specyfikację „zamawiający” “decyduje” od kogo chce kupić. Nie winię urzędników, skrępowanych ustawą i bez opcji kwalifikacji czy odrzucania dostawców bez narażenie się na odwołanie oferenta.  Przedsiębiorstwa prywatne mają zdecydowanie większą swobodę działania. Jak pokazuje praktyka, swoboda ta często prowadzi do zaniedbań w poprawnych tworzeniu specyfikacji, jeżeli firma nie dba o utrzymanie standardów zakupowych. Zbyt ogólne specyfikacje są tworzone przez Kupców zdecydowanie zbyt często i to w sytuacjach, w których można było tego uniknąć. Sytuacja, w której nie znamy specyfikacji jest dość częsta. Najgorszym co możemy zrobić w takiej sytuacji to zapytanie o cenę. Bez poprawnej specyfikacji nie wiemy o co pytamy, więc ciężko nam porównać oferty. W dalszej części przedstawię jak sobie poradzić kiedy specyfikacji nie mamy.

Problem, z którym często mamy do czynienia, to pytanie o cenę w sytuacji, gdy o samym przedmiocie zamówienia wiemy niewiele. Wyzwanie tym poważnieje, że kupcy często traktują wszystkie zapytania ofertowe w ten sam sposób. W ten sam sposób starają się je prowadzić. „Obowiązuje nas przecież jedna procedura” – ale niekoniecznie jeden sposób myślenia o każdym zakupie.  
Przecież rodzajów zapytań mamy wiele.

Pojęcie RFX nie bez przyczyny na końcu ma właśnie „X”

„RF” czyli Request For – zapytanie o… no właśnie o co? Czym jest nasz nieopisany X i jak go wykorzystać?
„X” może przyjąć kilka różnych form. Pytać możemy o wiele aspektów, nie tylko o Cenę (RFQ) ale również o Informacje (RFI) czy co ważniejsze o Propozycję (RFP). Jak zatem znaleźć znaczenia „X” w realizacji danego tematu zakupowego?
Oczywiście to, z którego z RFXa skorzystamy zależy przede wszystkim od naszej wiedzy. Pożytecznym jest zastosowanie reguły dwóch trójkątów (rys. 1).

Rys. 1. Reguła dwóch trójkątów. Źródło: Opracowanie własne

Reguła mówi, że suma informacji: tego co wiemy i o co pytamy musi być równa.

Jeśli zatem wiem o przedmiocie zamówienia wszytko, na przykład: “Przewód YKY 5*10 producent Telefonika w przypadku innego producenta niezbędna deklaracja zgodności, 6000 mb w dwudziestu równych odcinkach, wyprodukowany po 2015 r.” (źródło: zapytanie na Platformie zakupowej Open Nexus, firma zajmując się budową linii elektrycznych). Taka specyfikacja jest kompletna. W dwóch linijkach tekstu zamknęliśmy opis towaru o wartości ok. 80 tys PLN. Możemy zatem pytać tylko o cenę. W zakresie specyfikacji technicznej i spełnienia potrzeb Klienta Wewnętrznego mamy 100% informacji. Otwartym pozostaje oczywiście kwestia płatności, kosztów dostawy etc. Nie są to jednak już kwestie związane bezpośrednio ze specyfikacją.

Nie wiem, więc pytam

Znaczna część z negocjowanych zakupów ma formę RFQ. Zawarte w specyfikacji informacje są niewystarczające do tego, żeby pytać wyłącznie o cenę. Niekiedy brak jednego zapisu zapytania brzmiącego na przykład: „Nie dopuszcza się składania oferty na zamiennik.” lub „proszę o potwierdzenie wymagań jakościowych”  może spowodować lawinę pytań ze strony dostawców. Jeśli zatem nasza wiedza jest niepełna, nie powinniśmy występować z zapytaniem o cenę, tylko o informację (RFI)

W RFX w formie RFI stosujemy więcej kryteriów wyboru, a i kryteria mogą dotyczyć wielu aspektów. Kryteria pozacenowe mogą wyglądać jak na rys. 2.

Rys. 2. Przykład kryteriów pozacenowych. RFX – zapytanie o informację firmy z branży produkcji cementu.. Żródło: Platforma zakupowa Open Nexus

Kupujący w przedstawionym przykładzie nie ograniczył się tylko do ceny, ale pomimo rozbudowanego opisu przedmiotu zamówienia, zastosował kilka dodatkowych kryteriów. Szczególnie interesujące jest pytanie o spełnienie wymagań jakościowych. Może być ono potraktowane zero-jedynkowo lub być przyczynkiem do drobnych modyfikacji w przedmiocie zamówienia. O fakcie, że jest to RFI świadczą również pytania o producenta urządzenia oraz o rodzaj rozruchu. Oznacza to, że kupujący wie mniej więcej czego potrzebuje, natomiast nie zamyka się na żadne rozwiązanie, które spełnia jego podstawowe wymagania i potrzeby.  

Najtrudniejszym i najbardziej interesującym z RFX jest RFP – zapytanie o propozycję. Nie jest najtrudniejsze pod względem przygotowania, ale pod względem mentalnym. Musimy stanąć przed dostawcą i wprost przyznać się, że mamy problem. Ponadto musimy prosić o pomoc. W ten sposób trzeba uwierzyć i zaufać dostawcy, jego wiedzy i doświadczeniu. Powinniśmy zapytać o to jak dostawca widzi nasz problem i jakie ma propozycje jego rozwiązania.  Ważnym jest, aby w umiejętny sposób zapytać potencjalnego dostawcę o rozwiązanie naszego problemu. Poprosić o przedstawienie opcji i dokonać analizy.

Jak zbudować dobry RFP? Przede wszystkim musimy jasno zdefiniować problem. Podczas jednego z prowadzonych przeze mnie szkoleń na salę wszedł zwierzchnika Działu Zakupów..  Zlecił zdecydowanym tonem przeprowadzenie postępowania zakupowego na „przykrycie placu składaną halą pneumatyczną.” Na pytanie, czy wiemy coś więcej na temat specyfikacji czy mamy inne wymagania usłyszeliśmy: „Ma być taka jak w firmie X”. Stajemy zatem w powszechnej sytuacji braku specyfikacji i mglistej potrzeby przełożonego oraz konieczności szybkiego podania ceny. Ceny właściwie za co? Jedynym co w takiej stutuacji możemy zrobić, to zapytać dostawców o propozycję RFP.

Jak skonstruowaliśmy to zapytanie?

Dzień dobry.

1) Zrezygnowano w klasycznego opisu przedmiotu zamówienia. Zastąpiono go krótkim opisem potrzeby:
Firma X jest zainteresowana przykryciem placu o wymiarach około 75 x 110 m. Plac ma być przykryty w okresie jesienno-zimowym.  
2) Wstępne zarysowanie możliwych opcji bez wykluczenie którejkolwiek z nich:
Rozważamy zastosowanie hali pneumatycznej lub innego rozwiązania sezonowego (np. hala łukowa). 
3) Typowa „marchewka” mająca dodatkowo zainteresować potencjalnych oferentów:
Możliwość instalacji kolejnych tego typu obiektów w przyszłości. 
4) Określenie zasad i sposobu prowadzenia postępowania:
Istnieje możliwość złożenia wielu ofert na kilka proponowanych rozwiązań technicznych. Po zapoznaniu się z przedstawionymi propozycjami, wybrani oferenci zostaną zaproszeni do kolejnego etapu postępowania
5) Ustalono również formę składania oferty:
Oferty należy składać przez platformę zakupową.
6) Czas do końca pierwszego etapu:
Postępowanie w pierwszym etapie trwało 14 dni.

Kluczowym był dobór odpowiednich pytań które zostały zawarte w zapytaniu RFX (tabela 1).

Tabela 1. Pytania zawarte w zapytaniu o halę.

Źródło: Opracowanie własne na podstawie zapytania z Platformy zakupowej Open Nexus

Najciekawszym z wymienionych kryteriów jest: proponowane rozwiązanie i informacje niezbędne do wyceny. Te dwa pytania przerzucają na dostawcę kwestię odpowiedzialności za przygotowania pierwszej specyfikacji. Odpowiedź na nie pozwoli nam sprecyzować co musimy ustalić z klientem wewnętrznym zanim przejdziemy do kolejnych etapów postępowania. Jest to równocześnie miejsca dla dostawcy na wykazanie się kreatywnością i pokazanie swojego zaangarzowania.

Jako Dział Zakupów  musimy pamiętać o tym, że kupowany przez nas asortyment jest bardzo różnorodny RFX. Naszym zadaniem jest jak najpełniejsze zaspokojenie potrzeby klienta wewnętrznego z zachowaniem wszelkich procedur i celów biznesowych. Równocześnie nie zawsze mamy pełną wiedzę odnośnie przedmiotu zakupu. Nie bójmy się zatem zapytać specjalistów. Nie bójmy się współpracować z dostawcami i czerpać z ich doświadczenia, zamiast pytać tylko o cenę produktu czy usługi. Mamy do dyspozycji całą gamę narzędzi (RFX), które możemy wykorzystywać musimy tylko pamiętać o tym, żeby nie traktować wszystkich naszych projektów dokładnie w ten sam sposób. Pamiętajmy, że “X” ma wiele odmian i nie bójmy się ich wykorzystywać.