Rozliczanie działu zakupów z efektywności pracy – proste, czy trudne?

Przybliżamy niektóre sposoby mierzenia efektywności działu zakupów.

OSZCZĘDNOŚCI W FIRMIE

Niektórzy uważają, że oszczędności w zakupach są najważniejsze. Uważam, że jest to ważny miernik, ale nie najważniejszy. Nie zawsze udaje się je osiągnąć. Poza tym występują obszary trudne, a zdarzają się też banalne, gdzie wygenerowanie 10% oszczędności to „pikuś”.

Jeden kupiec ma do czynienia z obszarem łatwiejszym, inny z trudniejszym, więc może to być krzywdzące. Jeżeli natomiast jest krzywdzące, w dłuższej perspektywie nie będzie motywujące.

GRUPĘ B I C WG PARETO MARGINALIZUJEMY?

Analiza ABC towarzyszy każdemu działowi zakupów i jest podstawą. W skrócie dzieli ona asortyment wg trzech grup, które zostały zaprezentowane na poniższym rysunku.

W odniesieniu do rysunku grupa A stanowi 20% indeksów, ale generuje aż 80% obrotów, grupa B to 30% indeksów i 15% obrotów, a grupa C to 50% indeksów i tylko 5% obrotów.

Nie można jednak lekceważyć zakupów z grupy B i C, gdyż generują one często bardzo duże koszty logistyczne.

Wróćmy więc do naszego wskaźnika „oszczędności”. Jeżeli kupiec ma asortyment z grupy C, to powinien się … zastrzelić lub szukać innej pracy!

PRAKTYKA DOWODZI…

Open Nexus prowadzi projekty zakupowe, których wyniki są często zakasujące dla zarządu. W firmach, w których głównym miernikiem w dziale zakupów były oszczędności w grupach B i C, można było osiągnąć bardzo duże oszczędności, gdyż były to pozycje marginalizowane. Dodatkowo nie były tam renegocjowane warunki logistyczne, co skutkowało większą pracochłonnością w logistyce (złożenia zamówienia, przyjęcia zamówienia, wydania z magazynu), a grupa B i C stanowi razem aż 80% wszystkich pozycji!

JEŻELI NIE TYLKO OSZCZĘDNOŚCI W ZAKUPACH, TO CO JESZCZE?

Jestem zwolennikiem rozliczania za aktywność. Jeżeli firma wykorzystuje w negocjacjach platformę zakupową (synonimy to platforma handlowa, platforma transakcyjna) lub ma dobrze wdrożony e-procurement w systemie klasy ERP, to może ocenić pracę po czynnikach jakościowych, które dokładniej analizują pracownika działu zakupów.
Można oceniać pracę kupca np. po dynamice przyrostu konkurencji w poszczególnych negocjacjach. Wówczas, nawet jak dojdzie do podwyżki cen, kupiec może to uzasadnić większą konkurencyjnością. Większa konkurencyjność to gwarant, że podwyżki będą mniejsze niż u konkurencji.

Innym sposobem jest mierzenie dynamiki zaproszonych dostawców, kwalifikowanych dostawców, złożonych ofert i innych ważnych z punktu widzenia strategii działu zakupów.

Mamy nadzieję, że przybliżyliśmy problematykę wyliczenia oszczędności w zakupach, a dociekliwych zachęcamy do zadawania pytań.