„Jak zaprojektować efektywny system zakupowy (direct, in-direct)”
W dniu 16 czerwca 2016 roku odbył się dwunasty cykl warsztatów organizowanych przez Open Nexus dedykowanych menadżerom Zakupów. Głównym założeniem warsztatów było dzielenie się doświadczeniami w obszarze zakupów przez osoby działające w obrębie różnych branż i gałęzi biznesu.
Moderatorzy: Grzegorz Klimarczyk (OpenNexus) i Andrzej Zawistowski (PSML)
Agenda warsztatów:
1) Daniel Matela – Imperial Tabacco
2) Janusz Rochnowski – Grupa INCO
3) Jarosław Walo – Beiersdorf
O czym rozmawialiśmy?
Dwunasty cykl warsztatów skupił się na budowaniu efektywnego systemu zakupowego, który ma na zadaniu zwiększyć efektywność zakupów w firmie, a także na stworzeniu jednolitego systemu pozwalającemu transparentnie zarządzać projektami oraz celami firmy. Prelegenci nie tylko przedstawili system zakupowy w firmach, w których pracują, ale także przedstawili własną wizję efektywnego systemu zakupowego. Obszar, jaki prelegenci przedstawiali nie tylko okazał się bardzo obszerny i rozbudowany, ale także elastyczny, co wiąże się z tym, że każda firma powinna dostosować system zakupowy do swoich potrzeb.
Przede wszystkim starano się odpowiedzieć na:
❏ Czy da się zbudować idealny system zakupowy i jak do tego dążyć?
❏ Jaką rolę w zakupach odgrywa platforma zakupowa?
❏ Na co powinno zwrócić się uwagę przy tworzeniu systemu zakupowego?
❏ Jak redukować koszty związane z zakupami?
❏ Różnice między systemem zakupowym indirect i direct.
Omówiono także:
❏ Wady i zalety poszczególnych systemów zakupowych, z określeniem form zakupowych (zdecentralizowane, centralizowane, mieszane)
❏ Proces zakupowy od identyfikacji potrzeb po ocenę wykonawców
❏ Relacje międzyludzkie w firmach
❏ Formy aktywności jednostek zakupowych (operacyjna, taktyczna, strategiczna)
❏ Niezbędne narzędzia pracy kupców,
❏ Jak przeprowadzić przegląd dostawców,
❏ Strategie zakupowe.
❏ TCO, Macierze, analiza ABC XYZ, SBSM, KPI, SLA
Po gorących dyskusjach oraz ciekawych prezentacjach uczestnicy wymienili się swoimi poglądami, oraz zostały wyciągnięte między innymi następujące wnioski:
❏ Międzynarodowe firmy powinny zbudować hierarchię z naciskiem na komunikację, tak, aby proces zakupowy przebiegał pod pełną kontrolą, wraz z naciskiem na elastyczność, oraz gotowość do zmian,
❏ Międzynarodowe firmy powinny budować system zakupowy dostosowany do swoich potrzeb, czerpiąc jednocześnie wiedzę od innych oddziałów, jednak pamiętając o swoich indywidualnych potrzebach,
❏ Przy budowaniu systemu zakupowego na pewno pomogą nam systemy ERP, WMS, Platformy Zakupowe, oraz CRM,
❏ Cele zarządu powinny być przede wszystkim jawne, proste oraz zrozumiałe dla reszty pracowników, co przekłada się na motywację pracowników,
❏ Liczba kupców powinna być ograniczona, oraz ich cele i obowiązki powinny być konkretnie wyznaczone,
❏ Dział Zakupów powinien być szkolony poprzez wymianę doświadczeń i wyjazdy służbowe, gdyż jest to efektywniejsze niż szkolenia, które przekazują jedynie suchą teorię,
❏ Dbajmy o interes całej firmy, a nie jedynie oddziału,
❏ Bądźmy świadomymi kupcami, nie pozwólmy, aby dostawca manipulował cenami oraz wykorzystywał naszą niewiedzę,
❏ Przeprowadzajmy szczegółowy sourcing z naciskiem na dobre relację między stronami,
❏ Dokonajmy szczegółowego przeglądu naszych Dostawców i wyciągnijmy wnioski z wcześniejszej współpracy, określmy rangę Dostawcy, a następnie zredukujmy ilość naszych Dostawców.
Zdecydowanie dwunasty cykl zakupowy był pod względem merytorycznym przygotowany na najwyższym poziomie, co pozwoliło na szersze zrozumienie roli Działu zakupów, a dyskusja mogłaby trwać godzinami, co pokazuje, że obszar zakupów, który w Polsce dopiero rozkwita, jest bardzo obszerny.
