Jak mierzyć efektywność? Warsztaty dla menedżerów zakupów
Po raz kolejny spotkaliśmy się w Poznaniu na cyklicznych Warsztatach dla Menadżerów zakupów organizowanych przez Open Nexus i PSML.
Tematem przewodnim były KPI czyli Kluczowe Wskaźniki Efektywności (ang. Key Performance Indicators).
Warsztaty dla menedżerów – trzy panele
Panel 1: Prowadzący – Joanna Domka-Marciniak – Good Food Products
Panel 2: Prowadzący – Wojciech Heldt- Bridgestone
Panel 3: Prowadzący – Renata Szymankiewicz – Sivantos
Przedmiotem rozmów były KPI jako finansowe i niefinansowe wskaźniki i ich zastosowanie w procesach pomiaru stopnia realizacji celów organizacji.
Firmy wspierają się wyselekcjonowanymi wskaźnikami KPI celem osiągania założonych efektów zarówno operacyjnych, taktycznych jak i strategicznych.
Nasi Prelegenci zaprezentowali przykładowe mierniki i wskaźniki które wykorzystują w swoich firmach. Praktyczne i unikalne przykłady pozwoliły na poszerzenie wiedzy oraz z pewnością dały inspirację do wprowadzenia konkretnych rozwiązań..
Zagadnienia, problemy, wyzwania
Kluczowe zagadnienia poruszone na warsztatach:
- wprowadzenie i posługiwanie się miernikami dobranymi odpowiednio do potrzeb firmy,
- podział KPI na cele operacyjne, taktyczne i strategiczne,
- wartość jaką KPI wnoszą do procesu zakupowego,
- dobór odpowiednich wskaźników w celu wykazania oszczędności.
Kluczowe problemy powiązane z tematem to:
- Czy obniżanie liczby dostawców prowadzi do oszczędności? Czy wręcz przeciwnie obniżanie liczby dostawców ogranicza konkurencyjność zatem i prowadzi do zmniejszenia potencjału oszczędności?
- Czy możliwa jest sytuacja, aby wszystkie zakupy dokonywane były systemowo?
- Czy KPI powinny być ustalane dla poszczególnych działów osobno czy teżpowinno się skoncentrować wyłącznie na mierzeniu realizacji celów całej firmy?
Uczestnicy chętnie brali udział w dyskusji, co zaowocowało bardzo ciekawymi wnioskami. Szczególnie dużo dyskutowano nad tematem ograniczania liczby dostawców, oraz o subiektywnych KPI stosowanych w jednej z firm, której przedstawiciel był obecny na warsztatach. Została również podniesiona kwestia cashflow oraz długich terminów płatności, kwestionowano nawet ich zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Uczestnicy wymienili się informacjami na temat systemów informatycznych używanych w ich firmach w celu zarządzania przedsiębiorstwem.
Podsumowując
Wnioski płynące z warsztatów:
- Wskaźniki powinny być ustalane przy współpracy wszystkich działów, koordynowane przez kierownictwo firmy,
- KPI powinny być dostosowane do strategii przedsiębiorstwa oraz specyfiki sektora – nie ma uniwersalnego szablonu mierników,
- Rozbieżności we wskaźnikach stosowanych w poszczególnych działach mogą doprowadzić do nieporozumień w firmie, a nawet do tzw. zjawiska dysfunkcji czyli deregulacji całości przez założenie sprzecznych celów/mierników
- Aby pobudzać potrzebę ciągłego doskonalenia cele powinny być zwiększane,
- W celu wykluczenia manipulacji wynikami, KPI powinny być jasno zdefiniowane oraz przekazane do wiadomości pracownikom,
- Stosowanie KPI powinno być powiązane z systemem premiowym w firmie,
- Należy pamiętać o wpływie czynników niezależnych na KPI, jak na przykład nieodpowiedzialni dostawcy,
- Obecnie, nie jest możliwa sytuacja, aby wszystkie zakupy dokonywane w firmie były dokonywane przez system. Maksymalny procent zakupów systemowych przedsiębiorstwa może dochodzić do około 90%.
